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Circulaire 2024/C/16 relative au budget mobilité – formules pour calculer le montant des dépenses dans le pilier 1 et le montant du budget mobilité lui-même
Temps de lecture: 32 min |15 février 2024 à 08:58
L' Administration générale de la Fiscalité – Impôt des personnes physiques a publié ce 15/02/2024 la Circulaire 2024/C/16 relative au budget mobilité – formules pour calculer le montant des dépenses dans le pilier 1 et le montant du budget mobilité lui-même.
Cette circulaire commente les formules selon lesquelles le montant des dépenses dans le pilier 1 pour une voiture de société respectueuse de l'environnement et le montant du budget mobilité lui-même doivent être calculés sur base des frais réels ou peuvent être calculés sur base de valeurs forfaitaires.
Table de matières
II. Formules pour calculer le montant des dépenses dans le pilier 1
1. Liste exhaustive des frais réels
2. Politique en matière de voitures de société
4. Estimation propre, au mieux de ses possibilités
B. La formule sur base de valeurs forfaitaires
1. Une option, pas une obligation
3. Véhicule propre ou pris en leasing financier
1. Budget mobilité insuffisant
2. Remboursement de la société de leasing
III. Montant du budget mobilité
B. La formule sur base de valeurs forfaitaires
2. Dans quels cas la formule sur base de valeurs forfaitaires offre une solution
F. Déterminer un budget mobilité sans frais de déplacements professionnels
1. Information par l’employeur
1. En ce qui concerne la détermination du montant du budget mobilité
2. En ce qui concerne la détermination du montant des dépenses dans le pilier 1
I. INTRODUCTION
1. Cette circulaire commente l’arrêté royal du 10.09.2023 portant exécution des articles 8, § 5, et 12, § 5, de la loi du 17 mars 2019 concernant l'instauration d'un budget mobilité, et modifiant l'arrêté royal du 21 mars 2019 pris en exécution de la loi du 17 mars 2019 concernant l'instauration d'un budget mobilité, MB 29.09.2023 - Numac : 2023045261.
2. Depuis le 01.01.2022, c'est tout le budget mobilité qui doit être mis à disposition du travailleur de façon virtuelle sur le compte mobilité, et non plus uniquement le budget mobilité après déduction, le cas échéant, de la partie utilisée pour le financement d'une voiture de société respectueuse de l'environnement et des frais y afférents (pilier 1) (1). Les articles 1 et 3 de l'arrêté royal du 21 mars 2019 pris en exécution de la loi du 17 mars 2019 concernant l'instauration d'un budget mobilité, MB 29.03.2019, Ed 1 – Numac : 2019011207, sont adaptés en ce sens.
(1) Voir art. 27 de la loi du 25.11.2021 organisant le verdissement fiscal et social de la mobilité, MB 03.12.2021 – Numac: 2021033910, et le titre 5.3 de la circulaire 2022/C/20 du 15.02.2022 relative au verdissement fiscal de la mobilité – budget mobilité.
3. Ont en outre été établies, en application des art. 8, § 5 et 12, § 5 de la loi du 17.03.2019 concernant l'instauration d'un budget mobilité, MB 29.03.2019 – Numac : 2019030319 (2), les formules selon lesquelles :
le montant des dépenses dans le pilier 1 pour une voiture de société respectueuse de l’environnement,
et le montant du budget mobilité lui-même,
devront être calculés sur base des frais réels, ou pourront être calculés sur base de valeurs forfaitaires.
(2) Modifiés par les art. 27 et 30, L 25.11.2021.
II. FORMULES POUR CALCULER LE MONTANT DES DÉPENSES DANS LE PILIER 1
4. Le montant des dépenses dans le pilier 1 est déterminé annuellement.
5. En principe, le coût d'une voiture de société respectueuse de l'environnement est déterminé par l’addition de tous les frais réels pour financer la voiture et des coûts connexes inscrits dans le cadre de la politique en matière de voitures de société, tels que les frais de carburant et la cotisation de solidarité due.
6. Afin de réaliser une importante simplification administrative, l'AR 10.09.2023 détermine une formule selon laquelle le montant des dépenses du budget mobilité dans le pilier 1 pour une voiture de société respectueuse de l'environnement :
doit être calculé sur base des frais réels, ou
peut être calculé sur base forfaitaire.
A. La formule frais réels
7. La formule frais réels pour calculer le montant des dépenses dans le pilier 1 (3) se compose de tous les frais réels exposés par l'employeur pour financer une voiture de société respectueuse de l'environnement et les coûts connexes inscrits dans le cadre de la politique en matière de voitures de société, tels qu'ils sont énumérés au point 8 ci-dessous.
(3) Comme visé à l’art. 8, § 2, 1°, L 17.03.2019.
1. LISTE EXHAUSTIVE DES FRAIS RÉELS
8. La liste des frais réels est la suivante :
amortissement annuel de 20 % du coût de la voiture de société respectueuse de l'environnement, compte tenu des options et accessoires facturés ainsi que des remises accordées (4),
intérêts des capitaux empruntés,
frais de location ou de leasing,
frais de carburant et d'électricité,
frais d'administration de la carte essence ou de recharge électrique,
amortissement annuel de 20 % du prix de la borne de recharge et de son installation,
frais d'entretien et de réparation de la borne de recharge,
frais de gestion de la borne de recharge et du câble de recharge,
frais de péage et de stationnement (5),
frais de lavage, d'entretien et de réparation,
frais d'une voiture de remplacement,
frais de mise en état de marche du véhicule,
frais de remplacement, de changement et stockage des pneus,
frais d'expertise lors de la restitution du véhicule en fin de contrat ou lors d'un changement de conducteur,
frais de réparation inventoriées lors de la restitution du véhicule en fin de contrat,
frais d'assurances (en ce compris les frais de franchise),
frais de contrôle technique,
frais de gestion des services,
taxe de mise en circulation,
taxe de circulation,
cotisation patronale de solidarité CO2 due à l'ONSS,
T.V.A. non-récupérable sur tous les postes précités,
impôt sur la partie non déductible des postes précités,
impôt sur la partie de l'avantage de toute nature constitutive d'une dépense non admise.
(4) Si l'employeur est propriétaire de la voiture de société, le coût de financement (coût de la location ou du leasing) est remplacé par un amortissement annuel de 20 %.
(5) Les coûts de stationnement doivent être compris comme les coûts liés aux places de stationnement accessibles au public.
9. Cette liste de frais réels est exhaustive. Aucun autre frais ne peut être pris en compte. Par exemple, les amendes routières ne sont pas prises en considération, parce qu’elles n’ont pas trait au véhicule mais au comportement sur la route du conducteur.
10. Ces frais ne peuvent pas être imputés s'ils sont déjà inclus dans les frais liés au contrat de location ou de leasing. Par exemple, si les frais de carburant ou d'électricité sont déjà inclus dans les frais du contrat de location, ils ne peuvent pas être imputés séparément une nouvelle fois.
2. POLITIQUE EN MATIÈRE DE VOITURES DE SOCIÉTÉ
11. Ces frais ne peuvent être imputés que dans la mesure où la politique en matière de voitures de société prévoit leur financement.
12. Par politique en matière de voitures de société, on entend : les règles fixées par l’employeur qui régissent les conditions d’octroi et d’utilisation de la voiture de société (6). Cela vise donc également toutes les instructions ou règles, sous quelque forme que ce soit, édictées par l’employeur au sein de l’entreprise, concernant les conditions d’octroi et d’utilisation de la voiture de société, qui doivent être mises à disposition des travailleurs bénéficiaires d’une voiture de société.
(6) Voir art. 3, 5°, L 17.03.2019.
3. BORNE DE RECHARGE
13. Par ″amortissement annuel de 20 % du prix de la borne de recharge et de son installation″, on vise les coûts pour l’acquisition et l’installation de la borne de recharge, ainsi que les éventuelles certifications ultérieures et nécessaires.
14. En fait, pour une borne de recharge, il y a deux possibilités :
soit l’employeur prend en leasing/loue la voiture de société respectueuse de l’environnement et la borne, et les frais pour la borne de recharge sont déjà compris dans le montant du leasing/de la location,
soit l’employeur est propriétaire de la borne et le coût du financement de cette borne de recharge, comme c’est le cas lorsque l’employeur est propriétaire de la voiture de société respectueuse de l’environnement, est remplacé par un amortissement annuel de 20 %.
4. ESTIMATION PROPRE, AU MIEUX DE SES POSSIBILITÉS
15. Si certains frais relatifs à la voiture de société respectueuse de l’environnement dans le pilier 1 ne sont pas connus au moment de l’octroi du budget mobilité (par exemple, les frais de carburant et d’électricité), l’employeur déterminera le budget restant dans les piliers 2 et 3 sur la base d’une estimation propre, au mieux de ses possibilités.
5. IMPUTATION
16. Dès que les frais réels sont connus, ils doivent être imputés au budget mobilité. Cette imputation doit être réalisée au plus vite et le travailleur doit en être informé
17. En outre, le travailleur doit avoir accès à tout moment aux informations relatives à l’état de son budget mobilité, dont le solde disponible (7).
(7) Art. 3, AR 21.03.2019.
B. La formule sur base de valeurs forfaitaires
18. La possibilité d’utiliser une formule forfaitaire pour déterminer le montant des dépenses dans le pilier 1 permet à l’employeur de réaliser un calcul transparent et acceptable du montant qu’il peut mettre à disposition du travailleur pour des dépenses dans le pilier 2 et du solde qu’il devra, après déduction des dépenses dans les piliers 1 et 2, payer dans le pilier 3. Actuellement, cela pose un problème aux employeurs qui ne disposent pas encore de toutes les informations nécessaires pour déterminer les coûts réels liés à la voiture de société respectueuse de l’environnement.
19. Pour le travailleur, l’utilisation d’une formule forfaitaire clarifie immédiatement le montant qu’il peut dépenser dans le pilier 2 et le montant auquel il peut s’attendre dans le pilier 3, après déduction des dépenses dans les piliers 1 et 2.
1. UNE OPTION, PAS UNE OBLIGATION
20. Le montant de ces dépenses relatives à la mise à la disposition d’une voiture de société respectueuse de l’environnement et les frais y afférents dans le cadre de la politique en matière de voitures de société (pilier 1) peut également être calculé sur base de valeurs forfaitaires.
21. Cette formule est une option, et donc pas une obligation pour les employeurs qui proposent un budget mobilité. Par conséquent, les employeurs qui souhaitent utiliser la formule sur base de valeurs forfaitaires doivent clairement communiquer à ce propos à leurs travailleurs dans le cadre de leur offre (8), afin que les travailleurs sachent de quelle manière les dépenses dans le pilier 1 seront calculées.
(8) Art. 4, § 1, L 17.03.2019.
22. Les employeurs qui n’optent pas pour le calcul du montant des dépenses sur base des valeurs forfaitaires sont obligés de réaliser le calcul sur base de la formule frais réels (9).
(9) Voir titre A. "La formule frais réels".
23. La formule sur base de valeurs forfaitaires diffère selon que le véhicule est pris en location ou en leasing, ou selon qu’il s’agit d’un véhicule propre ou d’un leasing financier. Dans les deux cas, il y a d’abord une composante ″fixe″, et ensuite une composante ″variable″ qui dépend du nombre de kilomètres parcourus pour les déplacements domicile-lieu de travail, et d’un nombre de kilomètres purement privés fixé forfaitairement.
2. EN LOCATION OU EN LEASING
a. Composante fixe
FORMULE
24. S’il s’agit d’une voiture prise en location ou en leasing, la composante fixe se base sur :
le coût annuel de la location ou du leasing
+ le coût annuel moyen de tous les frais non inclus dans le contrat de location ou de leasing, à condition d'être prévus dans la politique en matière de voiture de société
+ la T.V.A. non déductible
+ l’impôt sur les frais de voiture non-déductibles
+ la cotisation patronale de solidarité CO2
COÛT ANNUEL MOYEN DE TOUS LES FRAIS NON INCLUS DANS LE CONTRAT DE LOCATION OU DE LEASING
25. Il s'agit du coût annuel moyen de l'ensemble de toutes ces dépenses au cours des trois dernières années, ou du coût annuel moyen sur l'ensemble de la période si la voiture de société a été mise à disposition pendant moins de trois ans, toujours à condition que cela soit prévu dans la politique en matière de voitures de société.
26. Comme il s'agit ici des coûts non inclus dans le contrat de location ou de leasing de la voiture de société respectueuse de l’environnement choisie dans le pilier 1, ces coûts ne seront pas encore connus au moment de la mise à disposition de la voiture de société respectueuse de l’environnement. Pour la première année, l'employeur devra donc estimer lui-même ces coûts au mieux de ses possibilités. L'année suivante, il pourra alors tenir compte des coûts de l'année précédente, l'année suivante de la moyenne des deux années précédentes, etc.
b. Composante variable
FORMULE
27. (6 000 + distance domicile-lieu de travail x 2 x 200) x coût de consommation au kilomètre, à condition que les frais de carburant et/ou d'électricité ne soient pas déjà inclus dans le coût annuel de la location ou du leasing.
28. La composante variable pour les kilomètres purement privés et les kilomètres pour les déplacements domicile-lieu de travail suit la logique du régime de déduction semi-fixe de la TVA : 6.000 kilomètres purement privés par an, et la distance de trajet domicile-lieu de travail aller-retour pendant 200 jours travaillés par an.
COÛT DE CONSOMMATION AU KILOMÈTRE
29. Le coût de consommation au kilomètre est fixé à 30 % de l’indemnité forfaitaire kilométrique exonérée que l'Etat alloue à son personnel (10) telle qu’en vigueur au moment où le montant des dépenses dans le pilier 1 est déterminé. En d'autres termes, au moment du (nouveau) choix d'une voiture de société respectueuse de l'environnement dans le pilier 1 et, ensuite, à chaque 1er janvier des années suivantes. En cas de changement de fonction ou de promotion entraînant une augmentation ou une diminution du budget mobilité, le coût de consommation au kilomètre en vigueur ne changera au cours de l'année que s'il s'accompagne du choix d'une nouvelle voiture de société respectueuse de l'environnement dans le cadre du pilier 1.
(10) En application de l’art. 74 de l’arrêté royal du 13.07.2017 fixant les allocations et indemnités des membres du personnel de la fonction publique fédérale, tel que modifié par l’art. 2 de l’arrêté royal du 10.11.2022 modifiant l'arrêté royal du 13 juillet 2017 fixant les allocations et les indemnités des membres du personnel de la fonction publique fédérale, MB 16.11.2019 – Numac : 2022042597.
30. Depuis le 01.10.2022, le montant de l'indemnité kilométrique forfaitaire que l'État alloue à son personnel est adapté trimestriellement et non plus annuellement. De cette manière, il sera possible de réagir plus rapidement aux fluctuations des prix des carburants (11). Pour la période du 01.01.2024 au 31.03.2024 inclus, le montant de l'indemnité kilométrique forfaitaire est fixé à 0,4269 euro par kilomètre (12).
31. Comme les dépenses du pilier 1 sont déterminées annuellement (13), l’indemnité kilométrique forfaitaire peut fluctuer annuellement.
(13) Voir n° 4.
PAS DE CARTE CARBURANT NI DE RECHARGE
32. Si le travailleur ne dispose pas d’une carte carburant ou d’une carte de recharge liée à sa voiture de société, le coût de consommation au kilomètre sera considéré comme égal à 0. En effet dans ce cas, le travailleur paie lui-même les frais de carburant ou d’électricité et cela ne fait donc pas partie des frais pris en charge par l’employeur dans le pilier 1. Dans cette situation, la partie variable sera donc égale à 0.
FRAIS DE CARBURANT INCLUS DANS LES FRAIS ANNUELS DE LOCATION OU DE LEASING
33. Si les frais de carburant sont déjà inclus dans le coût annuel de la location ou du leasing, et donc dans la composante fixe visée ci-dessus, aucune composante variable ne doit être prise en compte. Il s’agirait dans ce cas d’une double prise en considération de ces frais.
Modification de la distance domicile-lieu de travail
34. Si la distance domicile-lieu de travail est modifiée au cours de l'année, par exemple en raison d'un changement de domicile, ce changement n'affectera la formule qu'à partir du 01/01 de l'année suivante. En effet, cette distance est déterminée lors de la fixation du montant des dépenses du pilier 1, et donc chaque année au 1er janvier.
Nombre de jours travaillés
35. Pour déterminer la distance domicile-lieu de travail, 200 jours de travail sont pris en compte. Il ne doit pas être tenu compte du nombre de jours de télétravail.
c. Exemple
36. Le coût du leasing d'une voiture de société respectueuse de l'environnement (essence) avec des émissions de CO2 de 85 g/km est de 625 euros/mois.
Le coût annuel moyen de tous les frais non compris dans le contrat de leasing et prévus par la politique en matière de voitures de société est de 120 euros (frais de car-wash).
Les frais de carburant ne sont pas inclus dans le coût du leasing.
La TVA déductible est de 35 %, les dépenses non admises de 20,4 % et la cotisation de solidarité s'élève à 376,08 euros sur base annuelle.
La distance domicile-lieu de travail est de 30 km.
Formule:
625 x 12 = 7.500 (coût annuel du leasing HTVA) +120 = 7.620 euros.
7.620 x 21 % TVA = 1.600,20 x 65 % (TVA non déductible) = 1.040,13 euros.
7.620 x 20,4 % (dépenses non admises) x 25 % (taux d’imposition des sociétés) = 404,22 euros.
Composante fixe = 7.620 + 1.040,13 + 404,22 + 376,08 = 9.440,43 euros.
Composante variable = (6.000 + (30 x 2 x 200)) x 0,4269 x 30 %= 2.305,26 euros.
Montant des dépenses dans le pilier 1 = 9.440,43 + 2.305,26 = 11.745,69 euros.
3. VÉHICULE PROPRE OU PRIS EN LEASING FINANCIER
a. Composante fixe
FORMULE
37. Pour un véhicule propre ou pris en leasing financier, la composante fixe de la formule est calculée comme suit :
Valeur catalogue du véhicule (y compris l'impôt sur la partie non déductible de cette valeur catalogue) x 25 % + cotisation patronale de solidarité CO2.
VALEUR CATALOGUE
38. La notion de valeur catalogue est celle utilisée pour déterminer l’avantage de toute nature dans le chef du contribuable. Dès lors, il est renvoyé à la définition de l’art. 36, § 2, al. 2, du Code des impôts sur les revenus 1992 (CIR 92), libellé comme suit : "Par valeur catalogue, il faut entendre le prix catalogue du véhicule à l'état neuf lors d'une vente à un particulier, options et taxe sur la valeur ajoutée réellement payée comprises, sans tenir compte des réductions, diminutions, rabais ou ristournes.".
39. Les 25 % de la valeur catalogue (y compris l’impôt sur la partie non déductible de cette valeur catalogue) est une approche forfaitaire qui inclut tous les coûts supplémentaires. Cela signifie qu’il ne peut plus y avoir de frais supplémentaires distincts pour l’assurance, l’entretien, etc. Seule la cotisation de solidarité est toujours incluse séparément.
b. Composante variable
40. La composante variable est déterminée de façon identique à celle décrite ci-avant pour les véhicules pris en location ou en leasing (14).
(14) Voir n° 27 à 32, 34 et 35.
c. Exemple
41. La valeur catalogue d’une voiture de société respectueuse de l’environnement (essence) avec des émissions de CO2 de 85 g/km est de 41.000 euros. Les dépenses non admises s'élèvent à 20,4 % et la cotisation de solidarité est de 376,08 euros sur base annuelle. La distance domicile-lieu de travail est de 30 km.
Coût des dépenses non admises = 41.000 x 20,4 % x 25 % = 2.091 euros.
Composante fixe = 25 % x (41.000 + 2.091) + 376,08 = 11.148,83 euros.
Composante variable = (6.000 + (30 x 2 x 200)) x 0,4269 x 30 %= 2.305,26 euros.
Montant des dépenses dans le pilier 1 = 11.148,83 + 2.305,26 = 13.454,09 euros.
C. Dispositions communes
1. BUDGET MOBILITÉ INSUFFISANT
42. Si, à la fin de l’année calendrier, le budget mobilité est insuffisant pour imputer certains frais et que ces frais ne sont pas remboursés par le travailleur, ces frais doivent être considérés comme un avantage salarial et être soumis aux cotisations normales de sécurité sociale pour l’employeur et pour le travailleur, et à l’impôt sur les revenus. Ils perdent donc leur traitement social et fiscal spécifique dont ils bénéficient dans le budget mobilité.
43. Quand par exemple un travailleur affecte des moyens financiers propres à un moyen de transport durable et en réclame le remboursement dans le cadre de son budget mobilité, mais que le montant du budget mobilité est insuffisant, l'employeur rembourse le travailleur seulement à concurrence du montant du budget encore disponible. Si l'employeur rembourse tout de même l'entièreté du montant au travailleur, il devra considérer la différence comme un avantage salarial et la soumettre aux cotisations de sécurité sociale et à l'impôt. Par contre, lorsque l'employeur préfinance un moyen de transport durable pour le travailleur et le décompte du budget mobilité mais que le montant disponible du budget mobilité est insuffisant, soit le travailleur doit rembourser la différence à l'employeur, soit l’employeur doit considérer la différence comme un avantage salarial et la soumettre aux cotisations de sécurité sociale et à l'impôt.
2. REMBOURSEMENT DE LA SOCIÉTÉ DE LEASING
44. Si la société de leasing rembourse un montant à l’employeur parce que, par exemple, le nombre de kilomètres parcourus par la voiture de société respectueuse de l’environnement est très inférieur aux estimations, le budget mobilité du travailleur doit être augmenté en conséquence. Trop de frais ont en effet été initialement imputés au budget mobilité.
45. Le montant est imputé à l’année calendrier au cours de laquelle le remboursement a lieu. Ce qui, le cas échéant, reste à la fin de l’année calendrier relève du pilier 3 et est en conséquence versé en espèces.
III. MONTANT DU BUDGET MOBILITÉ
46. En principe, le montant du budget mobilité correspond :
au coût annuel brut pour l'employeur de la voiture de société à laquelle le travailleur renonce ou de la voiture de société pour laquelle l’employé entre en ligne de compte,
aux charges fiscales et parafiscales,
et aux coûts relatifs à la voiture dans le cadre de la politique relative aux voitures de société, comme les coûts de financement, les coûts de carburant, la cotisation de solidarité due.
47. Lorsque l'employeur est propriétaire de la voiture de société, le coût de financement est remplacé par un amortissement annuel de 20% (15).
(15) Art. 12, §§ 1 et 2, L 17.03.2019.
48. On prend comme point de départ le coût annuel brut total pour l’employeur du financement et de l’utilisation d’une voiture de société : le total cost of ownership (TCO).
49. Afin de parvenir à une importante simplification administrative, l'AR 10.09.2023 prévoit également une formule selon laquelle le montant du budget mobilité lui-même :
doit être calculé sur base des frais réels, ou
peut être calculé sur base forfaitaire.
A. La formule frais réels
50. La formule frais réels qui doit être utilisée si le montant du budget mobilité est calculé sur base des frais réels consiste en une moyenne des frais bruts annuels de la voiture de société mise à disposition à laquelle le travailleur renonce.
51. Cette moyenne est calculée sur les quatre dernières années, ou sur la période entière si la voiture de société a été mise à disposition moins de quatre ans, en tenant compte de tous les frais réels visés au n° 8. Bien entendu, les conditions énoncées aux n° 9 à 14 doivent également être respectées.
52. En effectuant une moyenne sur au maximum 4 ans d’utilisation de la voiture de société à la disposition du travailleur, les éventuels coûts exceptionnels liés à la voiture sont lissés, ou il est évité qu’une année particulièrement faible en dépenses ne soit prise comme référence.
B. La formule sur base de valeurs forfaitaires
1. IDENTIQUE
53. La formule sur base de valeurs forfaitaires qui peut être utilisée afin de calculer le montant du budget mobilité est identique à la formule sur base de valeurs forfaitaires susvisée pour déterminer le montant des dépenses dans le pilier 1.
54. Bien entendu, le calcul de cette formule sur base de valeurs forfaitaires se fait ici sur la base de la voiture de société échangée. Pour les travailleurs qui n'ont pas de voiture de société mais qui sont éligibles pour en avoir une, ce calcul se fera alors sur la base de la voiture de société que le travailleur aurait choisie, voire sur la base d'une voiture de référence (16), à condition que l'employeur ait inclus cette méthode alternative dans l'offre faite à tous les travailleurs et qu'il l'applique également pour déterminer le budget mobilité de tous les travailleurs qui disposent d'une voiture de société.
(16) Voir FAQ n° 6.18 sur www.lebudgetmobilite.be et titre E. "Voiture de référence" ci-après.
2. DANS QUELS CAS LA FORMULE SUR BASE DE VALEURS FORFAITAIRES OFFRE UNE SOLUTION
55. La formule sur base de valeurs forfaitaires est bien entendu une option, et donc pas une obligation pour les employeurs qui proposent un budget mobilité. Toutefois, la formule sur base de valeurs forfaitaires peut constituer une solution pour les travailleurs qui ne bénéficient pas (encore) d'une voiture de société, et qui ne renoncent donc pas à une voiture. Dans ces situations, cela n’a pas de sens de calculer le montant du budget mobilité sur base des frais réels.
56. Cette formule sera logiquement également utilisée en cas de changement de fonction ou de promotion lorsque, suite à ce changement ou à cette promotion, le travailleur appartient à une catégorie de fonctions pour laquelle le système salarial de l’employeur prévoit un budget pour une voiture de société respectivement plus haut ou plus bas. Dans ces cas également, il n’y aura pas de données disponibles pour évaluer le montant du budget mobilité sur base des frais réels.
3. INDEMNITÉ KILOMÉTRIQUE
57. Pour le calcul forfaitaire du montant du budget mobilité, l’indemnité kilométrique à prendre en compte est celle en vigueur au moment de la détermination du montant du budget mobilité.
58. Cela se fera lors du premier octroi, mais également lorsqu’un changement de fonction ou d’une promotion entraine une modification du montant du budget mobilité.
59. En dehors de ces circonstances, la modification (augmentation ou diminution) ultérieure de l’indemnité kilométrique n’entraîne aucun ajustement du montant du budget mobilité.
60. Le coût de consommation au kilomètre sera considéré comme égal à 0 si le travailleur ne dispose pas d’une carte carburant ou d’une carte de recharge liée à sa voiture de société ou si les frais de carburant sont déjà inclus dans le coût annuel de la location ou du leasing. La partie variable sera donc égale à 0 dans ces situations.
C. Montant annuel
61. Le budget mobilité est un montant annuel qui est octroyé en fonction du nombre de jours calendrier pendant lesquels le travailleur a participé au système du budget mobilité au cours de l'année civile en question (17).
(17) Art. 8, § 1, L 17.03.2019.
62. Ainsi, lors du passage d’une voiture de société en un budget mobilité, les régimes fiscaux ne se cumulent pas. Le calcul de l’avantage de toute nature pour l’utilisation à des fins personnelles d’un véhicule mis gratuitement à disposition par l’employeur s’effectue en effet également par jour calendrier où le travailleur a effectivement eu la voiture à sa disposition. En toute logique, les formules de calcul du montant du budget mobilité susvisées devraient être appliquées, le cas échéant, au prorata du nombre de jours calendrier précité.
D. Contribution personnelle
63. Lorsque le travailleur paie une contribution personnelle pour l’utilisation personnelle de la voiture de société à laquelle il renonce, celle-ci doit être déduite du montant du budget mobilité, et ce, indépendamment du fait que le montant du budget mobilité ait été déterminé selon la formule frais réels ou selon la formule sur base de valeurs forfaitaires.
E. Voiture de référence
64. En principe, le budget mobilité doit être fixé par travailleur individuel en fonction de la voiture et de la consommation de chaque travailleur pris séparément.
65. Il est toutefois admis que l'employeur détermine le montant du budget mobilité sur base de la voiture de référence applicable à la catégorie de fonctions à laquelle appartient le travailleur, que l'employeur utilise la formule frais réels ou la formule sur base de valeurs forfaitaires. La condition est toutefois que l'employeur inclue cette méthode alternative dans l'offre faite à tous les travailleurs et qu'il l'applique également pour déterminer le budget mobilité de tous les travailleurs qui disposent d'une voiture de société.
66. La même méthode doit être appliquée de manière cohérente :
soit déterminer le budget mobilité par travailleur individuel;
soit sur base de la voiture de référence qui correspond à la catégorie de fonctions à laquelle le travailleur appartient.
67. Le choix fait est valable pour une période de trois ans. Ce n'est que par la suite que l'employeur peut opter pour l'application de l'autre méthode. Les accords déjà conclus restent pleinement en vigueur.
F. Déterminer un budget mobilité sans frais de déplacements professionnels
68. il est rappelé que l’employeur peut déduire du budget mobilité les frais résultant de l’utilisation de la voiture de société à des fins professionnelles à condition qu’il indemnise les frais consentis par le travailleur pour ses déplacements professionnels au-delà du budget mobilité lors de l’octroi de celui-ci (18). Ces frais se limitent uniquement aux frais de carburant pour les déplacements professionnels. Il s'agit donc ici des frais réels de carburant de la voiture de société du travailleur liés à ses déplacements professionnels pour l'année précédant sa demande de passer au budget mobilité (19).
(18) Art. 12, § 3, L 17.03.2019.
(19) Voir FAQ n° 6.15 et 8.5 sur www.lebudgetmobilite.be.
69. Le fait que la composante variable de la formule sur base de valeurs forfaitaires déterminant le montant du budget mobilité ne tienne pas compte des déplacements professionnels ne signifie nullement que les frais de voiture de société résultant de l’utilisation de cette voiture à des fins professionnelles ont déjà été déduits du montant du budget mobilité. Il s’agit uniquement de la méthode de calcul du montant du budget mobilité visée à l’art. 12, § 1, L 17.03.2019 (voir § 5 du même art.). C’est de ce montant que, le cas échéant, les frais de voiture de société résultant de l’utilisation de cette voiture à des fins professionnelles (frais de carburant pour les déplacements professionnels) doivent encore être déduits conformément à l’art. 12, § 3, L. 17.03.2019.
IV. DISPOSITIONS COMMUNES
1. INFORMATION PAR L’EMPLOYEUR
70. L’utilisation des formules sur base de valeurs forfaitaires étant optionnelle pour l’employeur, celui-ci devra, dans le cadre de son offre, clairement communiquer à ce propos à ses travailleurs, afin qu’ils sachent de quelle manière les dépenses dans le pilier 1 et le montant de leur budget mobilité seront calculés (20).
(20) Voir art. 4, § 1, al. 2, L 17.03.2019.
2. PAS DE CHOIX "À LA CARTE"
71. L’employeur ne peut pas choisir ″à la carte″ entre la méthode de calcul réelle ou forfaitaire pour calculer la situation la plus avantageuse pour chacun de ses travailleurs. La même méthode doit donc être appliquée pour tous les travailleurs de la société.
72. Toutefois, l'employeur peut décider d'utiliser la méthode forfaitaire pour le calcul du montant du budget mobilité, et d'utiliser la méthode réelle pour déterminer le montant des dépenses dans le pilier 1 (ou inversement), tant que cette logique est appliquée pour tous les travailleurs de la société.
73. Il n’est évidemment pas tenu compte des circonstances dans lesquelles la formule forfaitaire est la seule possible dans la pratique (21). Dans ces cas, on considère que l’employeur n’a pas fait de ″choix″.
(21) Parce que le travailleur concerné ne dispose pas d'une voiture de société qu'il peut céder en échange d'un budget mobilité, comme c'est le cas, par exemple, pour les travailleurs nouvellement recrutés qui entrent immédiatement dans le budget mobilité ou en cas de changement de fonction ou de promotion lorsque, suite à ce changement ou à cette promotion, le travailleur appartient à une catégorie de fonctions pour laquelle le système salarial de l’employeur prévoit un budget respectivement plus haut ou plus bas.
74. Ce n'est donc que lorsque la formule sur base de valeurs forfaitaires est choisie que la même méthode doit être appliquée à tous. Si, en revanche, la formule frais réels est choisie, la formule sur base de valeurs forfaitaires peut encore être appliquée pour le groupe de travailleurs pour lesquels la formule frais réels n'offre pas de solution pour déterminer le montant du budget mobilité. À cet égard, il convient toutefois de noter que lorsqu’un employeur a opté pour la formule frais réels et détermine le budget mobilité sur base d’une voiture de référence qui s’applique à la catégorie de fonctions à laquelle appartient le travailleur concerné, un budget mobilité peut être déterminé en cas de changement de fonction ou de promotion. La formule sur base de valeurs forfaitaires n’est donc pas la seule possibilité de déterminer le budget mobilité et peut donc ne pas être utilisée dans ce cas.
3. DURÉE DU CHOIX
75. Le choix posé est valable pour une période de trois ans. Ce n’est qu’à l’issue de cette période que l’employeur peut opter pour l’application de l’autre méthode. Les accords déjà conclus restent pleinement en vigueur et ne sont en rien impactés.
76. Lorsqu’un employeur décide de passer de la formule réelle à la formule forfaitaire (ou inversement) après la période de 3 ans, cela n’a de conséquences que pour les nouveaux entrants (22).
(22) Sous « nouveaux entrants » on n'inclut pas la situation de changement de fonction ou de promotion. Toutefois, en cas de changement de fonction ou de promotion, la formule sur base de valeurs forfaitaires peut toujours être utilisée si cette méthode constitue la seule option pour déterminer le montant du budget mobilité (voir à ce sujet les n° 73 et 74).
77. En principe, l'employeur doit faire un choix tous les 3 ans. S'il ne le fait pas, son choix précédent est réputé reconduit tacitement pour une période de 3 ans.
Exemple
Si l'employeur choisit d'appliquer la formule sur base de valeurs forfaitaires en 2024, ce choix s’applique pour 2024, 2025 et 2026.
Si l'employeur choisit d'appliquer la formule frais réels en 2027, cela ne s'appliquera qu'aux personnes entrant dans l'entreprise à partir de 2027.
Ceux qui étaient déjà entrés en 2026 conserveront l'application de la formule sur base de valeurs forfaitaires.
V. ENTRÉE EN VIGUEUR
78. Le présent arrêté entre en vigueur au 1er janvier 2024.
79. Les accords conclus avant l’entrée en vigueur restent pleinement applicables.
80. Concrètement, cela signifie ce qui suit
1. EN CE QUI CONCERNE LA DÉTERMINATION DU MONTANT DU BUDGET MOBILITÉ
81. Le montant du budget mobilité des accords conclus avant le 01.01.2024 ne change pas suite à l’introduction de la formule frais réels ou de la formule sur base de valeurs forfaitaires.
82. Toutefois, si le montant du budget mobilité des accords conclus avant le 01.01.2024 devait changer à la suite d'un changement de fonction ou d'une promotion, le nouveau montant du budget mobilité devra en principe être déterminé selon la nouvelle formule frais réels, à moins que la formule sur base de valeurs forfaitaires constitue en pratique la seule possibilité de déterminer le montant du budget mobilité (23).
(23) Voir n° 73 et 74.
2. EN CE QUI CONCERNE LA DÉTERMINATION DU MONTANT DES DÉPENSES DANS LE PILIER 1
83. Le montant des dépenses dans le pilier 1 du budget mobilité doit être déterminé chaque année. Pour les accords conclus avant le 01.01.2024, le montant des dépenses dans le pilier 1 devra être déterminé à partir du 01.01.2024 selon la formule frais réels. La formule sur base de valeurs forfaitaires ne peut pas être utilisée pour les accords conclus avant le 01.01.2024, car le choix de l'employeur d'utiliser la formule sur base de valeurs forfaitaires n'a de conséquences que pour les nouveaux entrants.
Réf. interne : 738.462
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