Les assemblées générales et la notion de bureau de l’assemblée générale

Fernand Maillard, réviseur d’entreprises

Le Code des sociétés prévoyait depuis 2010 la possibilité de tenir les assemblées générales des sociétés à distance. La notion de bureau apparaît alors et impose la présence physique à l’assemblée générale des associés/actionnaires aux membres du bureau de l’assemblée générale, aux administrateurs et aux commissaires (SPRL art. 270bis C. Soc. ; SC art. 382bis C. Soc. ; SA art. 538bis C. Soc.).

Le Code des sociétés prévoyait que le procès-verbal des assemblées générales des actionnaires de SA devait être signé entre autres par les membres du bureau de l’assemblée générale (art. 546 C. Soc.). Concernant l’assemblée générale des obligataires des SPRL (art. 299 C. Soc.) et SA (art. 576 C. Soc.) Il était prévu que le procès-verbal de cette assemblée générale devait également être signé entre autres par les membres du bureau de l’assemblée générale, les articles 299bis C. Soc. (SPRL) et 571bis C. Soc. (SA) ayant introduit la possibilité de tenir ces assemblées également à distance comme pour celles des associés/actionnaires. Mais le Code des sociétés ne définissait nulle part la notion de « bureau » et il fallait s’en référer aux statuts, ou à défaut de mention statutaire, la composition du bureau était fréquemment déterminée en pratique en début d’assemblée générale. Rien n’était prévu dans la législation des associations et fondations (loi du 27 juin 1921) en matière d’assemblée générale à distance et le mot bureau n’y apparaissait nulle part.

Le passage au Code des sociétés et des associations (CSA) n’a malheureusement pas éclairci la situation.

Le CSA fait référence maintenant à la notion de bureau dans les cas suivants, tout en ne donnant aucune définition du bureau. Dans sa version initiale du 23 mars 2019, le CSA disait que « Les membres du bureau de l'assemblée générale, l'organe d'administration et, le cas échéant, le commissaire ne peuvent pas participer à l'assemblée générale par voie électronique. » (dernier alinéa du §1er des articles 5:89 CSA pour la SRL, 6:75 CSA pour la SC et 7:137 CSA pour la SA). Suivant les articles 5:93 CSA (SRL), 6:79 CSA (SC) et 7:141 (SA) « Les procès-verbaux des assemblées générales sont signés par les membres du bureau et par les actionnaires qui le demandent ; les copies à délivrer aux tiers sont signées par un ou plusieurs membres de l'organe d'administration ayant le pouvoir de représentation. » Et il était prévu aux articles 5:117 CSA (SRL), 6:102 CSA (SC) et 7:172 CSA (SA) que « Les procès-verbaux des assemblées générales des obligataires sont signés par les membres du bureau et par les obligataires qui le demandent ; les copies à délivrer aux tiers sont signées par un ou plusieurs membres de l'organe d'administration ayant le pouvoir de représentation. ». La notion de bureau n’était pas cependant par reprise dans les livres 9 (ASBL) et 10 (AISBL).

Dans sa version actuelle après la modification intervenue par la loi du 20 décembre 2020, le CSA modifie un peu les règles comme suit :

• Le dernier alinéa du §1er des articles 5:89 CSA pour la SRL, 6:75 CSA pour la SC et 7:137 CSA pour la SA limite la présence physique à l’assemblée générale comme suit : « Les membres du bureau de l'assemblée générale ne peuvent pas participer à l'assemblée générale par voie électronique. » le conseil d’administration et le commissaire ne sont plus mentionnés, et par défaut (sauf règle statutaire plus stricte), ces derniers ne sont plus obligés d’être physiquement présents. Il faudra veiller cependant à ce que leur participation à distance leur permette de répondre aux questions posées, comme prévu par le CSA.
• Le CSA a étendu aux associations (ASBL art. 9:16/1 et AISBL art.10:7/1) la possibilité de tenir les assemblées générales à distance, même sans mention statutaire tout en précisant au dernier alinéa du §1er des articles mentionnés ci-avant que « les membres du bureau de l'assemblée générale ne peuvent pas participer à l'assemblée générale par voie électronique », comme pour les sociétés. Rien n’est prévu pour la signature des procès-verbaux des associations.

On sera encore plus attentif qu’auparavant dans la rédaction des procès-verbaux des assemblées générales, pour y mentionner entre autres la composition du bureau (et la référence statutaire) et les éventuels problèmes et incidents techniques qui ont empêché ou perturbé la participation par voie électronique à l'assemblée générale ou au vote.

A la lecture du CSA, on constate que tant la définition que la composition du « bureau » sont importantes, tant pour la tenue de l’assemblée générale que pour la signature des procès-verbaux.

A défaut de règle précise à ce sujet dans les statuts, on ne peut alors que se référer à l’article 2:41 CSA qui précise que : « A défaut de dispositions contraires des statuts, les règles ordinaires des assemblées délibérantes s'appliquent aux collèges et assemblées prévus par le présent code, sauf si celui-ci en dispose autrement. ».

Donc si les statuts sont muets, la personne morale devrait, à défaut d'accord unanime ou d'un assentiment tacite de tous les membres (à noter dans le procès-verbal de l’assemblée !), appliquer la procédure complexe et difficile dans une entreprise privée prévue par les articles 1er à 3 du règlement de la Chambre des représentants [1] dont le détail figure en note de bas de page. Bref, contrairement à ce qu’il paraît, en recourant à ce référentiel, le législateur ne facilite pas la vie des personnes morales de droit privé soumises au CSA malgré les nouveaux dispositifs en matière de réunion à distance.

L'insertion d'une disposition statutaire revêt donc toute son importance aussi quand le conseil d'administration décide d'autoriser la participation à distance des actionnaires ou des membres. En effet, comment déterminer, en l'absence de précision statutaire, qui sont les personnes qui sont membres du bureau de l'AG et qui doivent être physiquement présentes à l'assemblée générale et habilitées à signer le procès-verbal, dont la liste de présence et le résultat des délibérations ?

Aucune assemblée n'est à l'abri d'une contestation quant à la validité de la tenue de la réunion et des décisions qui y sont prises. Et il se trouvera bien des juristes et autres conseillers pour décortiquer les textes et trouver raison à contestation, et pourquoi pas à annulation de décisions (cf. les articles 2:42 et 2:43 CSA). Autant se prémunir contre une telle situation.

[1] Extrait du Règlement de la Chambre des représentants (version coordonnée publiée au MB du 2 octobre 2003) :

« 1. Le Bureau de la Chambre est composé :
a) d’un président ;
b) de trois vice-présidents ;
c) de membres du Bureau.

La Chambre, immédiatement après la vérification des pouvoirs et lors de la première séance de chaque session ou dans la quinzaine qui suit, procède, conformément à l’article 157, à l’élection du président, qui, dès après son élection, prend place au bureau.

Ensuite, la Chambre procède, conformément à l’article 158, n° 1, première phrase, et sur proposition des groupes politiques, à la nomination des vice-présidents et des membres du Bureau visés à l’alinéa 1er, c), étant entendu que la présidence est prise en compte pour l’attribution de ces fonctions selon la règle de la représentation proportionnelle des groupes politiques et qu’il est procédé à autant de nominations qu’il est nécessaire pour que chaque groupe politique d’au moins douze membres compte au moins un membre au sein du Bureau.

2. Le Bureau de la Chambre est complété :
a) par les anciens présidents, membres de la Chambre ;
b) par les présidents des groupes politiques ;
c) par un membre associé par groupe politique qui compte moins de douze membres et qui n’a pas de membre du Bureau visé au n° 1.

3. Le Bureau désigne les trois vice-présidents et deux des membres du Bureau visés au n° 1, alinéa 1er, c), comme membres du comité de gouvernance. Ce comité fait partie intégrante du Bureau. »

Source : IRE