Télétravail et indemnité forfaitaire de bureau: une nouvelle circulaire !

Un employeur peut octroyer, en remboursement de dépenses qui lui sont propres, une indemnité forfaitaire de bureau d’un montant maximal de 129,48 euros par mois aux travailleurs qui effectuent du télétravail de manière structurelle et sur base régulière pendant une partie substantielle de leur temps de travail. Une circulaire fiscale récente clarifie les principes.

Généralités

En principe, toutes les indemnités obtenues en raison ou à l’occasion de l’activité professionnelle sont imposables en tant que rémunérations. Cependant, une indemnité peut être considérée comme un remboursement de dépense propres à l’employeur non imposable lorsque celui-ci peut apporter la preuve que l’indemnité est destinée à couvrir des frais qui lui sont propres et que l’indemnité a effectivement été consacrée à de tels frais.

Les employeurs peuvent déterminer de telles indemnités de manière forfaitaire, sans que celles-ci ne perdent le caractère de dépenses effectives lorsque leur montant a été établi d’après des normes sérieuses qui sont le résultat d’observations et de recoupements nombreux. Les dépenses propres à l’employeur remboursées sur base d’un montant forfaitaire ne peuvent évidemment plus être prises en charge par l’employeur sur base de pièces justificatives réelles.

L’indemnité forfaitaire de bureau

Les frais de bureau auxquels sont exposés les télétravailleurs peuvent faire l’objet d’un remboursement par l’employeur. Ce remboursement peut se faire au moyen d’une indemnité forfaitaire.

L’indemnité forfaitaire de bureau décrite dans la circulaire couvre tous les frais de bureau. Il s’agit de tous les frais qui doivent être engagés couramment pour pouvoir exercer une activité professionnelle de manière normale.

Sont, par exemple, compris dans l’indemnité forfaitaire de bureau :

• l’usage d’un espace de bureau dans le logement du travailleur (y compris la location et les amortissements éventuels de l’espace) ;
• les fournitures informatiques et d’impression (ne sont pas visés ici l’imprimante et l’ordinateur eux-mêmes, mais par exemple le papier, une clé USB, un tapis de souris, de l’encre, etc.) ;
• les fournitures de bureau (dossiers, blocs de cours, stylos à bille, etc.) ;
• les fournitures de base telles que l’eau, l’électricité et le chauffage ;
• les frais d’entretien ;
• les frais d’assurance ;
• le précompte immobilier ;
• le café, l’eau, les rafraîchissements.

Quel montant  ?

Un employeur peut octroyer une indemnité forfaitaire de bureau d’un montant maximal de 129,48 euros par mois aux travailleurs qui effectuent du télétravail de manière structurelle et sur base régulière pendant une partie substantielle de leur temps de travail.

Le gouvernement a décidé d’augmenter le montant maximal de 129,48 euros par mois pour les mois d’avril, mai et juin 2021 à un montant maximal de 144,31 euros par mois. Les conditions relatives à l’octroi de cette indemnité temporairement majorée doivent encore être précisées.

L’administration accepte l’octroi de ce forfait à condition que le travailleur effectue du télétravail régulièrement et structurellement et que l’employeur n’intervienne pas d’une autre manière dans ces frais de bureau (par exemple lorsque l’employeur prend en charge une partie des frais d’électricité).

Lorsque le montant mensuel octroyé est supérieur au montant maximum et qu’aucune pièce justificative n’est fournie pour justifier la hauteur de ce montant, la partie imposable de l’indemnité, à savoir la partie de l’indemnité dépassant le montant maximum, est soumise au précompte professionnel.

En cas de prestations à temps partiel, le montant maximal ne doit pas être réduit proportionnellement. Si un travailleur à temps partiel effectue effectivement du télétravail de manière structurelle et régulière, l’employeur peut accorder l’indemnité forfaitaire de bureau maximale, indépendamment du nombre d’heures prévues dans le contrat de travail.

Le montant de l’indemnité forfaitaire de bureau peut également être payé pendant les congés annuels ordinaires.

L’employeur peut faire une distinction quant à l’indemnité de bureau octroyée sur base de la catégorie de personnel ou des circonstances de fait dans lesquelles le télétravail est organisé, sauf s’il est constaté que cette différenciation vise à accorder à un membre spécifique du personnel une indemnité de frais plus élevée sans qu’une justification suffisante existe pour cela, ou qu’une « catégorie de personnel » est définie dans ce même but.

Télétravail structurel et régulier

L’indemnité forfaitaire de bureau peut être octroyée aux travailleurs qui effectuent du télétravail de manière structurelle et sur base régulière.

Par télétravail, il y a lieu d’entendre toute forme d’organisation et/ou de réalisation de travail, dans laquelle un travail, qui aurait également pu être réalisé dans les locaux de l’employeur, est effectué hors de ces locaux de façon régulière.

La notion de « locaux » doit être considérée dans un sens large et comprend les activités des travailleurs exercées normalement chez les clients ou sur un autre site (par exemple dans un bureau satellite de l’employeur, c’est-à-dire un local décentralisé de l’employeur ou un local que l’employeur met à disposition du travailleur).

Le télétravail doit donc être effectué dans des locaux privatifs du travailleur. Le travail effectué dans un bureau satellite de l’employeur ne constitue pas du télétravail. Un bureau satellite est en effet considéré comme appartenant aux locaux de l’employeur.

La circulaire s’applique au télétravail organisé dans le cadre de journées de travail normales. Elle ne concerne donc pas les travailleurs qui travaillent chez eux en dehors des heures normales de travail (par exemple le soir ou le week-end).

On entend par télétravail structurel et régulier, l’équivalent d’une journée de travail par semaine (p. ex., une journée de travail complète par semaine, deux demi-journées de travail par semaine ou plusieurs jours comprenant quelques heures prestées pendant le temps normal de travail). Cette évaluation s’effectue sur une base mensuelle.

Le télétravail non structurel vise toute forme de télétravail qui ne remplit pas la condition qu’au moins l’équivalent d’une journée de travail par semaine est prestée en télétravail.

Sont par exemple visés ici, les travailleurs qui :

-      n’effectuent du télétravail que pour quelques heures de leurs heures normales de travail par mois ;

-      prestent leurs heures normales de travail sur le lieu de travail ou ailleurs, mais en dehors de celles-ci (par exemple le soir ou le week-end) effectuent des tâches administratives à domicile ;

-      sont absents pendant un mois civil complet (par exemple en cas de maladie durant le mois complet, congé de maternité, interruption de carrière ou périodes plus longues de chômage technique).

Dans le cas de télétravail non structurel, l’indemnité forfaitaire de bureau ne vaut pas (donc pas de pourcentage de celle-ci non plus).

L’indemnité forfaitaire de bureau peut-elle être cumulée avec d’autres indemnités forfaitaires  ?

L’employeur peut accorder, en plus de l’indemnité forfaitaire de bureau de 129,48 euros par mois (144,31 euros par mois au deuxième trimestre 2021), les indemnités forfaitaires complémentaires suivantes :

-      une indemnité d’un montant maximal de 20 euros par mois pour l’utilisation à des fins professionnelles d’une connexion et d’un abonnement internet privés, et

-      une indemnité d’un montant maximal de 20 euros par mois pour l’utilisation à des fins professionnelles d’un ordinateur privé avec périphériques, ou

-      une indemnité d’un montant maximal de 10 euros par mois (5 euros par élément) pour l’utilisation à des fins professionnelles d’un deuxième écran d’ordinateur, d’une imprimante et/ou d’un scanner personnels, sans ordinateur privé.

L’indemnité forfaitaire de bureau peut-elle être cumulée avec une mise à disposition de mobilier de bureau et/ou de matériel informatique ?

L’administration fiscale accepte que la mise à disposition de certains biens qui sont nécessaires pour exercer de manière normale l’activité professionnelle à domicile, ne donne pas lieu à l’imposition d’un avantage de toute nature.

Plus précisément, il s’agit, limitativement d’un siège de bureau, une table de bureau, une armoire de bureau, une lampe de bureau fonctionnelle, un deuxième écran d’ordinateur, une imprimante et/ou un scanner, un clavier, une souris, une souris de pied, un pavé tactile (trackpad) ou une boule de commande (trackball), un casque téléphonique, et/ou un appareillage spécifique dont les personnes ayant un handicap ont besoin pour pouvoir travailler aisément avec un pc.

Cette mise à disposition n’a pas d’influence sur le montant de l’indemnité forfaitaire de frais. Celle-ci concerne en effet le remboursement d’autres frais.

L’indemnité forfaitaire de bureau peut-elle être cumulée avec le remboursement du prix d’achat de mobilier de bureau et/ou de matériel informatique  ?

L’indemnité forfaitaire de bureau couvre tous les frais de bureau qui doivent être engagés couramment pour pouvoir exercer une activité professionnelle de manière normale..

Certains employeurs souhaitent cependant intervenir, en plus de l’indemnité forfaitaire de bureau, dans l’achat de mobilier de bureau et/ou de matériel informatique financé par le travailleur (voir énumération limitative ci-dessus).

L’administration accepte que les remboursements de mobilier de bureau et/ou de matériel informatique précités soient considérés comme un remboursement de dépenses propres à l’employeur, sans que ces remboursements ne doivent être portés en réduction de l’indemnité forfaitaire de bureau, aux conditions suivantes :

-      ils s’appuient sur des pièces justificatives réelles

et

-      ils sont liés à des investissements qui sont nécessaires pour exercer l’activité professionnelle à domicile de manière normale.

L’employeur doit tenir les pièces justificatives à disposition et les remboursements ponctuels doivent rester raisonnables.

Exclusions

Le régime décrit dans la circulaire ne peut être appliqué ni aux dirigeants d’entreprise, ni aux travailleurs soumis à des régimes spéciaux comme par exemple les cadres étrangers, le « salary split » (scission de la rémunération pour les travailleurs qui prestent dans plusieurs pays pour le même employeur), etc.

Et en matière de sécurité sociale  ?

La position de l’ONSS par rapport aux principes décrits dans la circulaire fiscale est attendue. Nous vous tiendrons informés.

Entrée en vigueur

La circulaire est entrée en vigueur le 1er mars 2021, mais l’administration tiendra compte des principes qui y sont repris pour les situations de télétravail qui se sont produites depuis le 1er janvier 2020.

La circulaire ne porte pas atteinte aux rulings qui sont en vigueur.

Source : Circulaire 2021/C/20 relative aux interventions de l’employeur pour le télétravail & Partena Professional

Source : BECI