Bewaartermijn van archieven : 7 of 10 jaar?

Het Wetboek van economisch recht bepaalt dat ondernemingen hun verantwoordingsstukken gedurende een periode van zeven jaar moeten bewaren (art. III.86, vierde lid: “De verantwoordingsstukken worden methodisch opgeborgen en zeven jaar bewaard, in origineel of in afschrift. Stukken die niet strekken tot bewijs jegens derden, worden drie jaar bewaard.“). Dat geldt ook voor hun handelsboeken (art. III.88, tweede lid: “De boekhoudplichtige ondernemingen moeten hun boeken bewaren gedurende zeven jaar, te rekenen van de eerste januari van het jaar dat op de afsluiting volgt.”). Voor de goede orde dient te worden opgemerkt dat er voor de verantwoordingsstukken geen begindatum voor de termijn van zeven jaar is voorzien, in tegenstelling tot de termijn voor boekhoudjournalen. Vanuit een logisch oogpunt zou het gezond verstand stellen dat het dezelfde begindatum betreft.

Tot 2022 gold in fiscale aangelegenheden eenzelfde bewaartermijn van zeven jaar (zowel voor BTW als voor inkomstenbelastingen (WIB 92)).

De wet van 20 november 2022 houdende diverse fiscale en financiële bepalingen (BS 30 november 2022) heeft een einde gemaakt aan deze mooie consistentie. Ze heeft de bewaartermijn van archieven in fiscale aangelegenheden verlengd van zeven jaar naar tien jaar, en dit met ingang van aanslagjaar 2023 (!). Artikel 315, derde lid van het WIB 92 luidt nu als volgt:

“Eenieder die onderhevig is aan de personenbelasting, de vennootschapsbelasting, de rechtspersonenbelasting of de belasting van niet-inwoners is verplicht de administratie, op haar verzoek, zonder verplaatsing, met het oog op het nazien ervan, alle boeken en bescheiden voor te leggen die noodzakelijk zijn om het bedrag van zijn belastbare inkomsten te bepalen.

De verplichting tot voorlegging:

1° omvat, voor rijksinwoners, de boeken en bescheiden betreffende de in artikel 307, § 1/1, eerste lid, vermelde rekeningen, levensverzekerings-overeenkomsten en juridische constructies;

2° strekt zich uit, voor vennootschappen, tot de registers van de aandelen en obligaties op naam, alsmede tot de presentielijsten van de algemene vergaderingen;

3° omvat, voor rechtspersonen, de boeken en bescheiden betreffende de in artikel 307, § 1/3, vermelde juridische constructies;

4° omvat, voor de in artikel 307, § 1/1, d), vermelde belastingplichtigen, de boeken en bescheiden betreffende de in artikel 21, eerste lid, 13°, vermelde leningen.

Behoudens, wanneer zij door het gerecht in beslag genomen zijn, of behoudens afwijking toegestaan door de administratie, moeten de boeken en bescheiden aan de hand waarvan het bedrag van de belastbare inkomsten kan worden vastgesteld, ter beschikking van de administratie worden bewaard in het kantoor, agentschap, bijhuis of elk ander beroeps- of privélokaal van de belastingplichtige waar die boeken en bescheiden werden gehouden, opgesteld of toegezonden, tot het verstrijken van het tiende jaar of boekjaar volgend op het belastbaar tijdperk.”

Hetzelfde geldt voor BTW-aangelegenheden, waarbij artikel 60 van het Wetboek van de belasting over de toegevoegde waarde (WBTW) als volgt is aangepast (bewaartermijn verlengd van zeven naar tien jaar):

“§ 1. Iedere belastingplichtige is ertoe gehouden de kopieën te bewaren van de facturen die door hemzelf, door zijn afnemer of zijn verkrijger of, in zijn naam en voor zijn rekening, door een derde worden uitgereikt.

Eenieder is gehouden zijn ontvangen facturen te bewaren.

§ 2. De belastingplichtige mag de plaats van bewaring van de in § 1 bedoelde facturen en kopieën van facturen vrij bepalen op voorwaarde dat hij deze op ieder verzoek en zonder onnodig uitstel ter beschikking stelt van de administratie die de belasting over de toegevoegde waarde onder haar bevoegdheid heeft.

In afwijking van het eerste lid dienen alle kopieën van facturen die door in België gevestigde belastingplichtigen werden uitgereikt hetzij door henzelf, hetzij in hun naam en voor hun rekening door hun medecontractant of door een derde, en alle door hen ontvangen facturen op het Belgische grondgebied te worden bewaard, voor zover deze bewaring niet gebeurt in een elektronisch formaat dat een volledige online toegang tot de betrokken gegevens in België waarborgt.

§ 3. De facturen en kopieën van facturen bedoeld in § 1 dienen te worden bewaard gedurende tien jaar te rekenen vanaf 1 januari van het jaar volgend op de datum van uitreiking.

§ 4. De boeken en andere stukken, waarvan dit Wetboek of de ter uitvoering ervan gegeven regelen het houden, het opstellen of het uitreiken voorschrijven, dienen te worden bewaard door hen die ze hebben gehouden, opgesteld, uitgereikt of ontvangen gedurende tien jaar te rekenen vanaf 1 januari van het jaar volgend op hun sluiting wat boeken betreft, op hun datum wat de andere stukken betreft of op het jaar waarin het recht op aftrek is ontstaan in de gevallen bedoeld in artikel 58, § 4, 7°, tweede lid, indien het gaat om stukken bedoeld in artikel 58, § 4, 7°, vierde lid.

Belastingplichtigen en niet-belastingplichtige rechtspersonen, gevestigd in België, zijn tot die verplichting ook gehouden ten aanzien van de facturen of de als zodanig geldende stukken in verband met de intracommunautaire verwervingen van goederen of met de in het buitenland verrichte aankopen, van de handelsboeken, de boekingsstukken, de contracten, de stukken met betrekking tot de bestelling van goederen en diensten, tot de verzending, tot de afgifte en tot de levering van goederen, van de rekeninguittreksels, van de betalingsstukken, alsmede van de andere boeken en stukken met betrekking tot de uitgeoefende werkzaamheid.

In afwijking van het tweede lid, begint de bewaringstermijn, ten aanzien van de gegevens met betrekking tot de analyses, de programma's en de uitbating van geïnformatiseerde systemen, te lopen vanaf 1 januari van het jaar volgend op het laatste jaar waarin het in deze gegevens omschreven systeem werd gebruikt.

De Koning kan de in het eerste lid en § 3 bedoelde bewaringstermijn verlengen, teneinde de controle van de ter uitvoering van artikel 49, 2° en 3°, verrichte herzieningen van de aftrek te verzekeren. Hij kan, in de gevallen en volgens de regels die hij bepaalt, de bewaringstermijn beperken van stukken, andere dan facturen en boeken.

§ 5. De authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud, en de leesbaarheid van de factuur, op papier of in elektronisch formaat, moeten worden gewaarborgd vanaf het tijdstip waarop de factuur wordt uitgereikt tot het einde van de bewaringstermijn.

Onder “authenticiteit van de herkomst” wordt verstaan het waarborgen van de identiteit van de leverancier of de dienstverrichter of de uitreiker van de factuur.

Onder “integriteit van de inhoud” wordt verstaan het feit dat de inhoud die voorgeschreven is door de toepasselijke regels inzake de facturering geen wijzigingen heeft ondergaan.

De belastingplichtige bepaalt zelf hoe de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur worden gewaarborgd. Elke bedrijfscontrole die een betrouwbaar controlespoor tussen een factuur en een levering van een goed of een dienst aantoont, kan worden gebruikt om deze waarborg te leveren.

§ 6. Facturen moeten ofwel in een elektronisch formaat ofwel op papier worden bewaard.

Onder de bewaring van een factuur in een elektronisch formaat wordt verstaan de bewaring via elektronische apparatuur voor het bewaren van gegevens met inbegrip van digitale compressie.

De bewaring moet de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van deze facturen waarborgen.”

Merk op dat er op het gebied van de BTW langere termijnen gelden voor wat betreft de herziening van de aftrek van BTW op investeringen (zie koninklijk besluit nr. 3 met betrekking tot de aftrekregeling voor de toepassing van de belasting over de toegevoegde waarde, waarbij artikel 9 voorziet in een BTW-herzieningstermijn van:

• vijf jaar voor bedrijfsmiddelen (§ 1);
• vijftien jaar voor onroerende bedrijfsmiddelen (§ 2); en
• vijfentwintig jaar voor “nieuwe” gebouwen die worden verhuurd (§ 3)),

waardoor sommige boekhoudkundige stukken langer dan tien jaar zullen moeten worden bewaard.

Wat aan het einde van de bewaartermijn van archieven?

Het zijn niet de bedrijfsrevisoren die hieraan moeten worden herinnerd, maar wel hun cliënten: aan het einde van de bewaartermijn kunnen de archieven natuurlijk worden bewaard of vernietigd, en in het laatste geval moet men denken aan een daadwerkelijke fysieke vernietiging om misbruik ervan te voorkomen.

Andere bewaartermijnen van archieven

Er zijn nog veel meer wetten of regels die van invloed kunnen zijn op de (minimale: er is geen maximale) bewaartermijn van archieven. We mogen de ‘bewaartermijn’ echter niet verwarren met de ‘verjaringstermijn’, die de verplichte aard van het bewaren van boekhoudkundige archieven niet tenietdoet. Dit zal het voorwerp uitmaken van een volgende nieuwsbrief.

Hierin zullen onder meer de volgende onderwerpen worden besproken:

• subsidies;
• verjarings- en beroepstermijnen waarin het WVV voorziet (bv. de sluiting van de vereffening);
• antiwitwaswetgeving;
• GDPR (die een laag toevoegt door de verplichte vernietiging van bepaalde gegevens voor te schrijven wanneer deze niet langer nuttig zijn);
• de verplichtingen van de bedrijfsrevisor (bewaring van werkdossiers: vijf jaar voor wettelijke opdrachten > artikel 17, § 1 van de wet van 7 december 2016 / tien jaar voor andere opdrachten > artikel 2276ter van het oud Burgerlijk Wetboek);
• sociaal recht;
• enz.
  

In een volgende nieuwsbrief zal worden ingegaan op de vraag of de stukken in origineel of in afschrift moeten worden bewaard: wat wordt bedoeld met “afschrift” (geldigheid in de zin van de wet)?