De notulen van de gewone algemene vergadering: een belangrijk document voor het WVV maar ook nuttig voor fiscale doeleinden

Voor zowel vennootschappen als verenigingen zijn de notulen van de jaarlijkse algemene vergadering (AV) een belangrijk document. Omdat het de beslissingen van de algemene vergadering betreft, alsook idealiter een aanwezigheidslijst (de aanwezigheidslijst op de algemene vergadering van vennootschappen moet kunnen worden meegedeeld aan de fiscus: artikel 315, tweede lid, 2° WIB92: “2° strekt zich uit, voor vennootschappen, tot de registers van de aandelen en obligaties op naam, alsmede tot de presentielijsten van de algemene vergaderingen”, wat het aantal aanwezige of vertegenwoordigde aandelen inhoudt.

Voor de vennootschapsbelasting (VenB) (ingezeten rechtspersonen) (dit betreft vennootschappen, maar kan ook betrekking hebben op bepaalde verenigingen of stichtingen die aan de VenB zijn onderworpen) voorziet de jaarlijks door de wetgever vastgestelde modelaangifte (formulier 275.1) in de verplichting om onder meer de "Verslagen aan en besluiten van de algemene vergadering " bij te voegen. Aangezien deze documenten in het aangifteformulier worden gevraagd, maken zij overeenkomstig artikel 307, § 3, eerste lid WIB 92 een integraal deel uit van de aangifte en moeten zij daarbij worden gevoegd, op straffe van ongeldigheid van de aangifte.

Bovendien bepaalt het WVV dat de notulen schriftelijk moeten worden opgesteld (de wetgever bepaalt niet in welke vorm: op papier of elektronisch? Zo niet, dan is er keuzevrijheid, waarbij erop moet worden toegezien dat de handtekeningen handgeschreven of elektronisch zijn: niet-ondertekende notulen hebben geen enkele juridische waarde! ) in een bepaald aantal gevallen.

Voor alle rechtspersonen (met uitzondering van de maatschap, de vennootschap onder firma en de commanditaire vennootschap, waarvoor het WVV geen regeling bevat) spreekt het vanzelf dat “schriftelijke” of op afstand gehouden algemene vergaderingen schriftelijke notulen vereisen:

• BV: schriftelijke AV art. 5:85 WVV; AV op afstand art. 5:89 § 1, vijfde lid WVV: “De notulen van de algemene vergadering vermelden de eventuele technische problemen en incidenten die de deelname langs elektronische weg aan de algemene vergadering of aan de stemming hebben belet of verstoord. “ (dezelfde tekst voor alle rechtspersonen met een AV op afstand)
• CV: schriftelijke AV art. 6:71 WVV; AV op afstand art. 6:75 § 1, vijfde lid WVV
• NV: schriftelijke AV art. 7:133 WVV; AV op afstand art. 7:137, § 1, vijfde lid WVV
• VZW: schriftelijke AV art. 9:14/1 WVV; AV op afstand art. 9:16/1, § 1, vijfde lid WVV
• IVZW: schriftelijke AV art. 10:6/1 WVV; AV op afstand art. 10:7/1, § 1, vijfde lid WVV

​Afgezien van het bovenstaande vereist het WVV alleen schriftelijke notulen voor bepaalde vormen van vennootschappen:

• In het geval van een naamloze vennootschap: art. 5:93 WVV: “De notulen van de algemene vergaderingen worden ondertekend door de leden van het bureau en door de aandeelhouders die erom verzoeken; kopieën voor derden worden ondertekend door één of meer vertegenwoordigingsbevoegde leden van het bestuursorgaan.” En wanneer er een enige aandeelhouder is, art. 5:94 WVV: “De beslissingen van de enige aandeelhouder, die handelt in de plaats van de algemene vergadering, worden opgenomen in een register dat op de zetel van de vennootschap wordt bijgehouden.”
• In de coöperatieve vennootschap: art. 6:79 WVV: “De notulen van de algemene vergaderingen worden ondertekend door de leden van het bureau en door de aandeelhouders die erom verzoeken; kopieën voor derden worden ondertekend door één of meer vertegenwoordigingsbevoegde leden van het bestuursorgaan.”
• De naamloze vennootschap: art. 7:141, § 1 en § 2 WVV: “§ 1.^. De notulen van een algemene vergadering worden ondertekend door de leden van het bureau en door de aandeelhouders die erom verzoeken; kopieën voor derden worden ondertekend door één of meer vertegenwoordigingsbevoegde leden van het bestuursorgaan.
  
  In de notulen van de algemene vergaderingen van een genoteerde vennootschap, wordt voor elk besluit het aantal aandelen vermeld waarvoor geldige stemmen zijn uitgebracht, het percentage dat deze aandelen in het kapitaal vertegenwoordigen, het totale aantal geldig uitgebrachte stemmen, en het aantal stemmen dat voor of tegen elk besluit is uitgebracht, evenals het eventuele aantal onthoudingen. De vennootschap maakt deze informatie binnen vijftien dagen na de algemene vergadering bekend via de vennootschapswebsite.
  § 2. De beslissingen van de enige aandeelhouder die handelt in de plaats van de algemene vergadering overeenkomstig artikel 7:125, worden vermeld in een register dat op de zetel van de vennootschap wordt bijgehouden.”

Naast het WVV moet natuurlijk ook in de statuten worden nagegaan wat er in de notulen is bepaald wat de vorm, de ondertekening, enz. betreft. In het geval van VZW's en IVZW's stellen de statutaire bepalingen in de meeste gevallen strikte eisen voor en schrijven zij de verplichting voor om notulen van de vergadering op te stellen, de regels voor handtekeningen en vaak ook dat deze notulen in een register moeten worden bijgehouden. In dit verband zij erop gewezen dat artikel 3:103 WVV[1] voorziet in de raadpleging door de leden bij afwezigheid van een commissaris.

Het is een goed idee om een ondertekende presentielijst bij de notulen te voegen, samen met de volmachten, en te bevestigen dat de wettelijke en statutaire aanwezigheids- en stemquorums zijn nageleefd. Dit kan nuttig zijn in geval van een betwisting.

Bij de beraadslaging van de gewone algemene vergadering zal het, naast de traditionele punten: verslag van het bestuursorgaan, goedkeuring van de jaarrekening, bestemming van het resultaat (enkel voor vennootschappen), goedkeuring van de begroting (enkel voor (I)VZW’s), kwijting van de bestuurders en, in voorkomend geval, van de commissaris van hun mandaat in (I)VZW’s, nuttig zijn om, indien nodig, de volgende punten aan te kaarten:

• belangenconflicten;
• voortzetting van de activiteiten in geval van toepassing van de alarmbel (BV art. 5:153 WVV; CV art. 6:119 WVV; NV art. 7:228 WVV);
• het besluit om de vennootschap of vereniging failliet te verklaren; de meeste rechtbanken eisen dit om er zeker van te zijn dat het de meerderheid van de aandeelhouders/vennoten/leden is die erom verzoekt, om te voorkomen dat aandeelhouders/vennoten/leden die er niet van op de hoogte zijn, in beroep gaan).

Vooral voor rechtspersonen die onder de VenB vallen (maar dit kan voor alle rechtspersonen gelden, zelfs voor VZW's die onder de rechtspersonenbelasting (RPB) vallen), kan het verslag van de algemene vergadering ook voor fiscale doeleinden een zeer interessant document zijn. In het kader van de privé-uitgaven en de bezoldigingstheorie is het zo dat indien zuiver privé-uitgaven logischerwijze en in beginsel niet aftrekbaar zijn voor de vennootschap (uitgaven die niet worden gedaan om belastbare inkomsten te verkrijgen of te behouden), zij toch aftrekbaar zouden kunnen worden volgens de "bezoldigingstheorie", die in beginsel door het Hof van Cassatie wordt erkend. Indien deze uitgaven immers een vergoeding "in natura" vormen voor daadwerkelijk aan de vennootschap geleverde prestaties, d.w.z. deel uitmaken van de bezoldiging toegekend aan een bestuurder of zaakvoerder van een vennootschap (Cass., 13.11.2014 en 14.10.2016), dan zullen deze uitgaven fiscaal aftrekbare uitgaven zijn voor de vennootschap. Het spreekt vanzelf dat op de fiscale fiches (281.10/281.20) melding moet worden gemaakt van deze toegekende voordelen van welke aard ook. Vermelding van deze voordelen in de notulen van de AV zal het bestaan en de realiteit van deze voordelen als vergoeding van de bestuurder bevestigen: een afzonderlijke en gedetailleerde vermelding (met het bedrag van de vergoedingen en de voordelen van alle aard (VAA)) in de notulen van de AV zal een pluspunt zijn voor de toelating ervan als bedrijfskosten en zal bevestigen dat de vennootschap echte diensten vergoedt, en niet louter privé-uitgaven betaalt. Dit is vooral belangrijk in het geval van een nieuwe of belangrijke VAA (bv. gratis terbeschikkingstelling van een huis).

​[1] Art. 3:103 WVV: “Wordt geen commissaris benoemd, dan kunnen alle leden op de zetel van de VZW of IVZW alle notulen en besluiten van de algemene vergadering, van het bestuursorgaan en van de personen, al dan niet met een bestuursfunctie, die bij de vereniging of voor rekening ervan een mandaat bekleden, evenals alle boekhoudkundige stukken van de vereniging raadplegen. Daartoe richten zij een schriftelijk verzoek aan het bestuursorgaan met wie zij een datum en het uur van de raadpleging van de documenten en stukken overeenkomen. Deze kunnen niet worden verplaatst. Kopieën voor derden worden ondertekend door één of meer vertegenwoordigingsbevoegde leden van het bestuursorgaan.”

Bron : IBR, 3 juni 2022