Nieuwe wijzigingen mobiliteitsbudget : welke gevolgen in concreto ?

In een professionele context waar mobiliteit essentieel is, maar files dagelijkse kost zijn, springt het mobiliteitsbudget eruit als een innovatieve en duurzame oplossing. Sinds de wetswijzigingen op 1 januari 2024 is het mobiliteitsbudget een nieuwe fase ingegaan.

Laurence Philippe en Isabelle Caluwaerts, Legal Experts bij Partena Professional, geven tekst en uitleg bij de wijzigingen en de gevolgen ervan.

“Laat ons eerst en vooral niet vergeten dat het mobiliteitsbudget een budget is voor werknemers die een bedrijfswagen hebben of er recht op hebben,” steekt Laurence Philippe van wal. “Het stemt overeen met de totale kosten van de wagen en kan worden gebruikt volgens drie verschillende pijlers:

• de aanschaf van een milieuvriendelijke wagen (onderworpen aan dezelfde sociale en fiscale regels als een traditionele bedrijfswagen);
• het gebruik van duurzame vervoersmiddelen (vrijgesteld van bedrijfsvoorheffing en sociale bijdragen). Deze pijler kan ook worden gebruikt als financiële ondersteuning voor de huisvesting van werknemers die op minder dan 10 kilometer van hun werk wonen, door hun huur of interesten en de aflossing van hun hypotheek te dekken.
• het saldo ontvangen in contanten (met een bijzonder RSZ-bijdrage van 38,07%).”

​Wat zijn de belangrijkste wetswijzigingen voor het mobiliteitsbudget?

Sinds 1 januari 2024 zijn er drie belangrijke wijzigingen doorgevoerd.

• Ten eerste werden nieuwe berekeningsformules ingevoerd die het makkelijker maken om het mobiliteitsbudget te bepalen. In plaats van elke onderneming haar eigen methode te laten bepalen, worden voortaan twee methoden voorgesteld: een methode op basis van de werkelijke kosten en een forfaitaire methode. Zo moeten werkgevers niet hun eigen berekeningsmethode creëren en is er een uniforme aanpak voor het berekenen van het mobiliteitsbudget voor alle belanghebbenden (werkgevers, werknemers, vakbonden, enz.).
• Bovendien worden de minimum- en maximumdrempels van het mobiliteitsbudget voortaan jaarlijks geïndexeerd. Deze drempels werden voor het eerst geïndexeerd in januari 2024. De beheerskosten werden verschoven van de eerste naar de tweede pijler, wat betekent dat ze vanaf deze datum zijn vrijgesteld. Vanaf nu kan de volledige tweede pijler worden gebruikt in de Europese Economische Ruimte (EER), waardoor het mogelijk wordt om niet alleen gebruik te maken van het openbaar vervoer in dit gebied, maar ook van taxi's, autoverhuur, enz.
• Tot slot betekent de uitbreiding van het toepassingsgebied dat lokale mandatarissen, zoals burgemeesters, schepenen en provinciaal gedeputeerden, die vroeger waren uitgesloten, nu kunnen profiteren van de voordelen van het mobiliteitsbudget. Deze uitbreiding is bedoeld om meer werknemers toegang te geven tot deze maatregel. Zo kunnen ze de kosten van hun bedrijfswagen overhevelen naar andere vervoerswijzen, in overeenstemming met de drie pijlers van het mobiliteitsbudget.

Waaruit bestaan de nieuwe berekeningsformules voor het mobiliteitsbudget die van kracht zijn geworden?

Het Koninklijk Besluit heeft twee nieuwe formules ingevoerd voor het bepalen van het mobiliteitsbudget, waarmee een einde komt aan de onzekerheid die er heerste. Werkgevers hebben voortaan de keuze tussen een raming op basis van de werkelijke kosten of een forfaitaire raming om het bedrag van het beschikbare budget en de kosten van de wagen onder de eerste pijler te berekenen. “Een werkgever kan dus twee verschillende methodes kiezen: hij kan bijvoorbeeld de forfaitaire methode voor het mobiliteitsbudget gebruiken en de werkelijke kosten voor de wagen (pijler 1) toepassen,” zegt Laurence Philippe, Legal Expert bij Partena Professional.

Deze keuze blijft drie jaar van kracht en geldt voor alle werknemers. Als de werkgever echter voor de methode op basis van werkelijke kosten kiest, zal hij deze in bepaalde gevallen niet kunnen toepassen. Voor nieuwe werknemers, werknemers die van functie veranderen en werknemers die niet daadwerkelijk over een bedrijfswagen beschikten, moet de forfaitaire formule worden toegepast (aangezien er geen werkelijke kosten zijn die gebruikt kunnen worden).

• Werkelijke raming: De werkelijke raming houdt voor het budget rekening met de gemiddelde jaarlijkse kosten van de afgelopen vier jaar, terwijl de kosten van het lopende jaar in aanmerking worden genomen voor de wagen van de eerste pijler. Er wordt een volledige lijst gegeven van kosten die in aanmerking worden genomen, maar elke kostenpost wordt slechts één keer in rekening gebracht. Als brandstofkosten bijvoorbeeld al bij de huur zijn inbegrepen, worden ze niet opnieuw in rekening gebracht.
• Forfaitaire raming: De forfaitaire raming daarentegen gaat uit van een forfaitaire ramingsmethode van de kosten, met name brandstofkosten, gebaseerd op een vooraf bepaald aantal kilometers voor privé- en beroepsverplaatsingen. Deze methode maakt het eenvoudiger om vanaf het begin van het mobiliteitsbudget te anticiperen op het budget dat aan de pijlers 2 en 3 wordt besteed. “De keuze van de berekeningsmethode voor de wagen pijler 1 heeft een directe impact op het beheer van het mobiliteitsbudget. Als de werkgever kiest voor de forfaitaire methode, worden de totale kosten van de wagen pijler 1 afgetrokken van het mobiliteitsbudget, waardoor de werknemer onmiddellijk duidelijkheid heeft over de beschikbare fondsen voor pijler 2 en 3. Aan de andere kant moet de werkgever, door te kiezen voor de methode op basis van de werkelijke kosten, een schatting maken van de kosten die nog niet zijn vastgesteld op het moment dat het budget wordt toegekend, om de resterende middelen voor pijler 2 en 3 gedurende het jaar nauwkeurig te beheren," gaat Laurence Philippe verder. Het Koninklijk Besluit voorziet ook in de mogelijkheid om een referentiewagen per functiecategorie te gebruiken. Door de referentiewagens te combineren met de forfaitaire formule zal de werkgever het mobiliteitsbudget gemakkelijker kunnen opstellen en beheren.

Concreet, hoe wordt het mobiliteitsbudget berekend?

Om het mobiliteitsbudget van elke werknemer te berekenen, zal de werkgever dus de forfaitaire raming of de werkelijke raming toepassen, afhankelijk van zijn initiële keuze. Vervolgens, als de werknemer een persoonlijke bijdrage betaalt voor het privégebruik van de bedrijfswagen, wordt die bijdrage in mindering gebracht van het bedrag van het mobiliteitsbudget. De werkgever kan de beroepskosten die aan de bedrijfswagen zijn gekoppeld bovendien aftrekken van het mobiliteitsbudget, op voorwaarde dat hij die kosten bovenop het budget terugbetaalt.

Hoe zijn de minimum- en maximumdrempels voor het mobiliteitsbudget aangepast?

Het initiële bedrag van het budget wordt vastgesteld op basis van de totale brutojaarkost van de bedrijfswagen waarvan de werknemer afstand doet, met de mogelijkheid tot aanpassing in geval van functiewijziging of promotie, alsook de mogelijkheid tot indexering van dit bedrag.

Dit budget moet tussen de € 3.000 en € 16.000 liggen en mag niet meer zijn dan 1/5 van het loon van de werknemer. Deze drempels van € 3.000 en € 16.000 worden jaarlijks aangepast aan de afgevlakte gezondheidsindex en bedragen respectievelijk € 3.055 en € 16.293 vanaf 1 januari 2024.