Wetsontwerp “KMO-toegang in het kader van overheidsopdrachten” in de praktijk ...

Op 21 december werd het wetsontwerp “KMO-toegang in het kader van overheidsopdrachten” aangenomen in het parlement. Dit wetsontwerp beoogt een aantal maatregelen in te voeren om de KMO-toegang te faciliteren. Binnenkort volgt de bekendmaking in het Belgisch Staatsblad.

Zoals hieronder zal blijken zullen een aantal van deze maatregelen reeds in werking treden op 1 januari 2024.

De wijzigingen hebben voornamelijk betrekking op het betalen van voorschotten, het toekennen van een biedvergoeding en het doorgeven van de individuele plaats in het voorlopig klassement. Ze worden hieronder bondig toegelicht en zullen meer uitgebreid aan bod komen in het hernieuwde charter “toegang van kmo’s tot overheidsopdrachten” dat in de loop van januari 2024 zal gepubliceerd worden op de website van de Economie.

Voorschotten

Op het vlak van voorschotten is het algemene principe dat de geen voorschotten dienen te betalen, behalve in twee belangrijke hypothesen. In deze twee hypothesen worden bepaalde aanbesteders verplicht een voorschot te betalen. Het gaat om de Staat, de Gewesten, de Gemeenschappen en de lokale overheidsinstanties en bovendien die aanbesteders wiens werkzaamheden hoofdzakelijk gefinancierd worden door één van de voornoemde aanbesteders en van wie het beheer aan hun toezicht onderworpen is.

De eerste hypothese waarbij deze aanbesteders verplicht een voorschot moeten betalen, is wanneer ze gebruik maken van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking omwille van het bedrag, na een eerste vruchteloze procedure en voor producten die uitsluitend voor onderzoek, proefneming, studie of ontwikkeling worden vervaardigd.

De tweede hypothese waarbij deze aanbesteders gehouden zijn een voorschot te betalen, is wanneer ze gebruik maken van een andere procedure dan deze van hypothese één en de opdrachtnemer een KMO blijkt te zijn.

De wet overheidsopdrachten voorziet in het nieuwe artikel 12/1, derde lid, in vijf uitzonderingen waarbij deze aanbesteders geen voorschot moeten betalen, onder andere bij huur, verzekeringsdiensten,…

Hoe de referentiewaarde te berekenen?

Voor het bepalen van het bedrag van het voorschot is de referentiewaarde van belang. Deze wordt als volgt bepaald :

• Indien de looptijd van de overheidsopdracht minder of gelijk is aan 12 maanden, dan is de referentiewaarde het bedrag van de opdracht, inclusief de belastingen
• Indien de opdracht langer duurt dat 12 maanden, dan bedraagt de referentiewaarde het bedrag van de opdracht, inclusief belastingen, vermenigvuldigd met 12 en vervolgens moet dit product gedeeld worden door de voorziene looptijd van de opdracht in maanden.
• Indien de opdracht van onbepaalde duur is, dan wordt als referentiewaarde de waarde per maand van de overeenkomst vermenigvuldigd met 12.

Bedrag van het voorschot?

• Het plafond bedraagt 225.000 EUR.
• In de eerste hypothese bedraagt het voorschot 15% van de referentiewaarde
• In de tweede hypothese hangt het percentage van het voorschot af van het soort KMO aan wie de opdracht werd gegund :
  • Voor een micro-onderneming = 20% van de referentiewaarde
  • Voor een kleine onderneming = minimum 10% van de referentiewaarde met een maximum van 20% (een hoger percentage dan 10 % moet opgenomen worden in de opdrachtdocumenten)
  • Voor een middelgrote onderneming = minimum 5% van de referentiewaarde met een maximum van 20% (een hoger percentage dan 10 % moet opgenomen worden in de opdrachtdocumenten)
• In een aantal hypothesen mogen de aanbesteders een hoger percentage dan 20% voorzien. De betreffende hypothesen, beperkingen en modaliteiten komen overeen met deze die op heden voorzien zijn in artikel 67 KB AUR.

Hoe gebeurt de verrekening van het voorschot met de aan de opdrachtnemer te betalen sommen?

• Indien de modaliteiten voorzien zijn in de opdrachtdocumenten, overeenkomstig deze modaliteiten
• Indien de modaliteiten niet voorzien zijn in de opdrachtdocumenten : verrekening in twee fasen
  • De eerste helft van het voorschot wordt verrekend op de verschuldigde sommen wanneer de waarde van de uitgevoerde prestaties minstens overeenkomt met 30% van het oorspronkelijke opdrachtbedrag
  • De tweede helft van het voorschot wordt verrekend wanneer de uitgevoerde prestaties minstens overeenkomen met 60% van het oorspronkelijke opdrachtbedrag
• Indien men niet in tussentijdse betalingen voorziet wordt het voorschot verrekend op de eindfactuur.

Voor raamovereenkomsten is de voorschotregeling niet van toepassing op de totaliteit van de raamovereenkomst, maar wel per bestelde opdracht binnen de raamovereenkomst.

De aanbesteders worden verplicht een elektronisch formulier in te vullen omtrent het voorschot, met het oog op monitoring. Dit formulier zal ter beschikking worden gesteld op het e-procurementplatform en is verbonden met de (al dan niet vereenvoudigde) aankondiging van de gegunde opdracht.

De meeste nieuwe regels omtrent het voorschot zullen in werking treden voor de opdrachten die zullen gelanceerd worden vanaf 1 januari 2024.

Er is ook een versoepeling voorzien voor het opvragen van het voorschot door de ondernemers. Zij zullen, in de gevallen waarbij een voorschot verschuldigd is, hun schriftelijke aanvraag niet langer moeten ondertekenen. Deze versoepeling zal op 1 februari 2024 in werking treden voor de opdrachten die vanaf dat moment zullen gelanceerd worden.

Biedvergoeding

In de tweede plaats voorziet deze wet in het toekennen van een biedvergoeding wanneer de offerte vergezeld moet worden van monsters, maquettes, prototypes, tekeningen, andere grafische ontwerpen of enig ander ontwerp in de domeinen van de plastische kunsten, de muzikale kunsten, de cinematografische kunsten of de podiumkunsten.

De verplichting tot het betalen van een biedvergoeding geldt niet wanneer de aanbesteder gebruik maakt van de openbare procedure of van de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking of oproep tot mededinging.

De aanbesteder kan in de opdrachtdocumenten opnemen dat er geen biedvergoeding wordt toegekend, of een kleiner bedrag, wanneer de offerte substantieel onregelmatig of onaanvaardbaar is. Bovendien is de biedvergoeding enkel verschuldigd aan de niet weerhouden inschrijvers.

De aanbesteder kan zelf beslissen over de hoogte van de biedvergoeding (in de opdrachtdocumenten).

De voormelde wijzigingen omtrent de biedvergoeding zullen in werking treden op 1 februari 2024 voor de opdrachten die vanaf deze datum gelanceerd zullen worden.

Individuele plaats in het voorlopig klassement

Wanneer de aanbesteders gebruik maken van een openbare of niet openbare procedure, onder de Europese drempel, en de prijs is het enige gunningscriterium, dan zullen ze onmiddellijk na de opening van de offertes aan de inschrijvers hun individuele plaats in het voorlopig klassement moeten meedelen. Het e-Procurement platform van de FOD BOSA zal de betreffende functionaliteit aanbieden (vanaf 1 juni 2024). Alleen de plaats in het voorlopig klassement wordt meegedeeld, dus niet de prijzen van de ingediende offertes, noch de namen van de ander inschrijvers.

De inschrijver moet er zich wel van bewust zijn dat zijn plaats in het klassement voorlopig is en bijgevolg onzeker. De plaats is onderhevig aan wijzigingen, bijvoorbeeld door substantieel onregelmatige offertes of abnormale prijzen.

Deze verplichting tot doorgave van de individuele plaats in het klassement zal in werking treden op 1 juni 2024 voor de opdrachten die vanaf dat moment gelanceerd worden.

De inschrijver mag onder geen enkel beding zijn individuele plaats op het voorlopig klassement, tijdens de plaatsingsprocedures, meedelen aan anderen.

Meer info​​