Budget mobilité : ce qu'implique les nouveaux changements ...

Dans un contexte professionnel où la mobilité est indispensable mais où les embouteillages sont devenus monnaie courante, le budget mobilité se distingue comme une solution innovante et plus durable. Depuis les modifications législatives mises en place ce 1er janvier 2024, le budget mobilité franchit une nouvelle étape. Laurence Philippe et Isabelle Caluwaerts, Legal Experts chez Partena Professional, nous expliquent les changements que cela implique.

« Avant toute chose, commence Laurence Phillippe, rappelons que le budget mobilité est un budget destiné aux salariés bénéficiant d'une voiture de société ou ayant droit à celle-ci. Il correspond au coût total de la voiture et peut être utilisé selon trois piliers distincts » :

• l'acquisition d'une voiture respectueuse de l'environnement (soumis aux mêmes règles sociales et fiscales qu'une voiture de société traditionnelle)
• l'utilisation de moyens de transport durables (exonéré de précompte professionnel et de cotisations sociales). Notons que ce pilier permet également de soutenir financièrement le logement des travailleurs vivant à moins de 10 kilomètres de leur emploi, en couvrant leurs loyers ou les intérêts et les amortissements de leur prêt hypothécaire.
• le solde perçu en espèces (soumis à une cotisation spéciale de l'ONSS de 38,07%).

Quels sont les principaux changements législatifs instaurés pour le budget mobilité ?

Depuis le 1er janvier 2024, trois modifications majeures ont été mises en place.

• Tout d'abord, de nouvelles formules de calcul ont été mises en place et simplifient la détermination du budget mobilité. Désormais, au lieu de permettre à chaque entreprise de déterminer ses propres méthodes, deux méthodes sont proposées : une basée sur les frais réels et une méthode forfaitaire. Elles permettent aux employeurs d’éviter de devoir créer leur propre méthode de calcul, et uniformise l’approche générale du calcul du budget mobilité pour l’ensemble des parties prenantes (employeurs, travailleurs, syndicats, ...)
• Par ailleurs les seuils minimum et maximum du budget mobilité seront désormais indexés annuellement. Ces derniers ont été indexés pour la première fois en janvier 2024. Les frais de gestion ont été déplacés du premier pilier vers le deuxième, ce qui entraîne leur exonération à partir de cette date. Désormais, l'intégralité du deuxième pilier peut être utilisée dans l'Espace économique européen (EEE), permettant ainsi l'utilisation non seulement des transports en commun dans cette zone, mais aussi des taxis, des locations de voitures, etc.,
• Enfin, l'extension du champ d'application permet désormais aux mandataires locaux, tels que les bourgmestres, échevins et députés provinciaux, précédemment exclus, de bénéficier des avantages du budget mobilité. Cette extension vise à élargir l'accès à cette mesure à un éventail plus large de travailleurs. Ces derniers pourront ainsi réaffecter les coûts liés à leur voiture de société vers d'autres modes de transport, conformément aux trois piliers du budget mobilité.

En quoi consistent les nouvelles formules de calcul du budget mobilité qui sont entrés en vigueur à cette date ?

L'arrêté royal a introduit deux nouvelles formules pour déterminer le budget mobilité, mettant fin à l'incertitude qui régnait jusqu'alors. Les employeurs ont désormais le choix entre une évaluation basée sur les frais réels ou une évaluation forfaitaire pour calculer le montant du budget disponible et le coût de la voiture dans le premier pilier. « Un employeur peut donc choisir deux méthodes différentes : par exemple utiliser la méthode forfaitaire pour le budget mobilité et appliquer les frais réels pour la voiture (pilier 1). » explique Laurence Philippe, Legal Experts chez Partena Professional.

Ce choix reste en vigueur pendant trois ans et s'applique à tous les travailleurs. Cependant si l’employeur opte pour la méthode sur base des frais réels, il ne pourra pas l’appliquer dans certains cas. Pour les nouveaux travailleurs, les travailleurs qui changent de fonction ou ceux qui ne disposaient pas effectivement d’une voiture de société, il devra appliquer la méthode forfaitaire (puisque l’on ne dispose pas de frais réels auxquels se référer).

• Évaluation réelle: L'évaluation réelle prend en compte les coûts annuels moyens sur les quatre dernières années pour le budget, tandis que les frais de l'année en cours sont pris en compte pour la voiture du premier pilier. Une liste exhaustive des frais à considérer est fournie, mais chaque frais n'est pris en compte qu'une seule fois. Pour les frais de carburant, par exemple, s'ils sont déjà inclus dans la location, ils ne seront pas comptabilisés à nouveau.
• Évaluation forfaitaire: En revanche, l'évaluation forfaitaire suppose une méthode d’évaluation forfaitaire des coûts, notamment en matière de carburant, basée sur un nombre de kilomètres prédéterminé pour les déplacements privés et professionnels. Cette méthode permet une meilleure anticipation du budget à dépenser dans les piliers 2 et 3 dès le début de l'entrée dans le budget mobilité. « Le choix de la méthode de calcul pour la voiture pilier 1 impacte directement la gestion du budget mobilité. Si l'employeur opte pour la méthode forfaitaire, le coût total de la voiture pilier 1 est déduit du budget mobilité, offrant ainsi une clarté immédiate au travailleur sur les fonds disponibles pour les piliers 2 et 3. En revanche, en choisissant la méthode basée sur les frais réels, l'employeur doit estimer les coûts non encore déterminés lors de l'octroi du budget afin de gérer précisément les fonds restants pour les piliers 2 et 3 tout au long de l'année.» poursuit Laurence Philippe. L'arrêté royal prévoit également la possibilité d'utiliser une voiture de référence par catégorie de fonction. En combinant les voitures de référence avec la formule forfaitaire, l'employeur pourra mettre en place plus facilement le budget mobilité et faciliter sa gestion.

Concrètement, comment se calcule le budget mobilité ?

Pour calculer le budget mobilité de chaque travailleur, l'employeur va donc appliquer l'évaluation forfaitaire ou réelle, selon son choix initial. Ensuite, si le travailleur verse une contribution personnelle pour l'usage privé de la voiture de société, cette contribution sera soustraite du montant du budget mobilité. De plus, l'employeur peut déduire les frais professionnels liés à la voiture de société du budget mobilité, à condition de rembourser ces mêmes frais en plus du budget.

Comment les seuils minimal et maximal du budget mobilité ont-ils été ajustés ?

Le montant initial du budget est établi en fonction du coût annuel brut total de la voiture de société à laquelle le travailleur renonce, avec la possibilité d'ajustements en cas de changement de fonction ou de promotion, ainsi que la possibilité de prévoir que ce montant soit indexé.

Ce budget ainsi déterminé doit être compris dans une fourchette allant de 3 000 à 16 000 euros et ne peut excéder 1/5ème de la rémunération du travailleur. Ces seuils de 3 000 et 16 000 euros sont ajustés annuellement en fonction de l'indice santé lissé et atteignent à partir du 1er janvier 2024 respectivement 3 055 et 16 293 euros.