La réforme du droit des sociétés (19) – L’administration des personnes morales : l’élection de domicile au siège de la personne morale

Plusieurs modifications importantes vont impacter la vie de ceux qui sont chargés de l’administration des personnes morales (qu’il s’agisse de sociétés, d’associations ou de fondations).

Nous allons aborder les principales modifications dans les prochaines brèves.

La présente brève est consacrée à la faculté pour un membre de l’organe d’administration ou le délégué à la gestion journalière de faire élection de domicile au siège de la personne morale (art. 2:54 CS&A).

Personnes protégées

Les personnes bénéficiant de la mesure sont les membres de l’organe d’administration de la personne morale ou la personne à qui a été déléguée la gestion journalière.

Sociétés, associations ou fondations

Cette faculté est offerte à toute personne morale, qu’il s’agisse d’une société, d’une association ou d’une fondation.

Conséquences de l’élection de domicile au siège de la personne morale

L’intérêt de la mesure est d’éviter que le membre de l’organe d’administration ou le délégué à la gestion journalière ne soit tenu de communiquer et de publier son adresse privée.

Imaginons qu’un administrateur d’une société voit sa responsabilité mise en cause. En cas d’élection de domicile au siège de la société, la citation sera signifiée au siège de la société et non plus au domicile privé de l’administrateur.

A partir de quand l’élection de domicile produit-elle ses effets ?

Pour que l’élection de domicile produise ses effets (pour qu’elle soit opposable aux tiers), il faut qu’elle soit publiée (art. 2:18 CS&A).

Lors de la nomination du membre de l’organe d’administration, le procès-verbal de l’assemblée générale chargée de le nommer actera l’élection de domicile. L’acte de nomination sera ensuite déposé au greffe du tribunal de l’entreprise et ce, dans les 30 jours de l’acte (art. 2:8 à 2:12 CS&A) . Le greffier se chargera ensuite d’en assurer la publication aux annexes au Moniteur belge dans les 10 jours du dépôt au greffe (art. 2:13 à 2:17 CS&A).

Il en va de même pour ce qui concerne l’élection de domicile de la personne chargée de la gestion journalière. Sachant que dans ce cas, il s’agira généralement d’une décision de l’organe d’administration lui-même, et non de l’assemblée générale.

Election de domicile au siège de la personne morale ou au lieu d’exercice de l’activité professionnelle ?

Par la voie d’un amendement, le CS&A a été complété en vue de prévoir la faculté pour les personnes qui gravitent autour de la personne morale de faire élection de domicile au lieu où ils exercent leur activité professionnelle : « chaque fondateur, associé, actionnaire ou membre et (…) chaque membre d’un organe d’administration, délégué à la gestion journalière, commissaire, liquidateur ou administrateur provisoire peut élire domicile au lieu où il poursuit son activité professionnelle. Dans ce cas, seule cette adresse sera communiquée en cas de consultation du dossier » (art. 2:7, § 5, CS&A).

Le CS&A précise que cette disposition s’appliquera « sans préjudice de l’article 2:54 » qui concerne le régime exposé ci-avant. Le membre de l’organe d’administration ou le délégué à la gestion journalière aura donc le choix soit de renseigner son domicile privé, soit d’élire domicile au siège de la personne morale (régime exposé ci-avant), soit de renseigner le lieu où il poursuit son activité professionnelle, comme le précise l’article 2:7 du CS&A.

On remarquera cependant que dans ce dernier cas, il est précisé que seule l’adresse communiquée sera transmise « en cas de consultation du dossier » au greffe du tribunal de l’entreprise. Qu’en est-il par contre de l’adresse à communiquer aux annexes au Moniteur belge ? Le texte ne le précise pas. A suivre l’avis de l’Autorité de protection des données, sur lequel se fonde l’amendement, on comprend que seule l’adresse d’exercice de l’activité transmise par la personne concernée devrait être publiée (considérant n° 19 de l’avis du 07/11/2018). Le texte de loi ne le précise cependant pas explicitement. La pratique devrait nous renseigner davantage à ce sujet.