Vacances annuelles : nouvelle règle d'imputation du pécule de vacances de sortie

L'arrêté royal du 28 septembre 2023 (MB du 18 octobre 2023) modifie les modalités générales d'exécution des lois relatives aux vacances annuelles reprises dans l'arrêté royal du 30 mars 1967, en ce qui concerne l'imputation du pécule de vacances de sortie pour employés.

Modalités jusque fin 2023

Le nouvel employeur effectue généralement au moment des vacances principales de l'employé un calcul unique du pécule de vacances comme si l'employé avait travaillé chez lui durant toute l'année de l'exercice de vacances. Le nouvel employeur peut ensuite décompter le pécule de sortie du pécule de vacances calculé, mais la déduction ne peut jamais être supérieure au montant du pécule de vacances pour les jours de vacances que l'employé prend.

Nouveau régime à partir du 1er janvier 2024

Une imputation unique du pécule de sortie n'est plus autorisée. À partir du 1er janvier 2024, l'employeur paie pour chaque mois au cours duquel l'employé prend au moins un jour de vacances, une avance de 10% du salaire brut de ce(s) jour(s) à titre d'avance. La majeure partie du salaire pour ce jour est en effet réputée être couverte par le pécule de sortie qui a été payé par l'ancien employeur.

En décembre, ou à la fin du contrat de travail, il est procédé au décompte final du pécule de vacances. Ce décompte final s'effectue en déduisant les avances déjà payées et le pécule de sortie reçu de l'ancien employeur du montant du pécule simple de vacances effectivement dû par le nouvel employeur. Au cas où il y aurait après le décompte final un solde négatif, alors l'employeur peut effectuer une retenue sur le salaire du mois de décembre, et le cas échéant sur le salaire d'un mois suivant s'il n'y a pas de salaire suffisant pouvant être retenu en décembre. Cette retenue ne peut cependant dépasser le pécule de vacances qui serait dû par l'employeur si l'employé avait déjà été à son service durant toute l'année de l'exercice de vacances. En outre, lors de ces retenues, la loi sur la protection de la rémunération doit être respectée en ce qui concerne le salaire minimum à payer. Pour de plus amples questions à ce sujet, nous renvoyons au SPF ETCS, qui est compétent en la matière. Si après le décompte final, il y a un solde positif, celui-ci doit évidemment être payé au mois de décembre.

Les employeurs qui le souhaitent peuvent néanmoins aussi effectuer un décompte effectif et définitif par jour de vacances.

DmfA et réductions des cotisations

Dans le nouveau régime, il sera toutefois également autorisé que le bonus à l'emploi soit reporté au trimestre suivant si le mois suivant se trouve dans un trimestre qui suit (sous réserve d'approbation et de publication).

ATTENTION

Exemples de situations spécifiques

  • Les montants qui sont payés comme avance (10 %), doivent toujours être déclarés sous le code rémunération 1, le reste du montant (90 %) doit être déclaré sous le code rémunération 12. Ceci vaut pour tous les jours de vacances pris qui sont intégralement ou partiellement couverts par un pécule de vacances de sortie avant la déclaration du trimestre au cours duquel ces jours de vacances ont été pris. Le décompte final a lieu à la fin de l'année (déclaration du 4ème trimestre) ou à la fin du contrat de travail (déclaration du trimestre au cours duquel le contrat de travail a pris fin).
  • Le montant qui est payé en surplus en cas de solde positif après le décompte final, est déclaré sous le code rémunération xx. Sur cette rémunération, les cotisations ordinaires sont dues et les réductions de cotisations peuvent être appliquées, mais ce code rémunération n'est pas pris en compte pour la détermination du salaire de référence.
  • Le montant qui est retenu sur le salaire du mois de décembre ou sur le salaire du ou des mois qui sui(ven)t, suite à un solde négatif, doit toujours être déduit du montant sous code rémunération 1 et ensuite être déclaré sous le code rémunération 12. Pour le calcul du salaire de référence, et par conséquent aussi pour le bonus à l'emploi, la réduction structurelle et d'autres éventuelles réductions de cotisations, les montants sous les codes rémunération 1 et 12 sont additionnés et le glissement de montants du code rémunération 1 vers le code rémunération 12 n'a aucun impact.
  • Une situation particulière peut se produire, où au mois de décembre et dans les mois qui suivent peu ou pas de salaire du tout (n')est payé (comme en cas de maladie de longue durée). Si lors du décompte final il s'avère qu'un montant doit être retenu (solde négatif), il peut se faire que cela ne soit pas possible sur les rémunérations du mois en cours ni sur celles des mois qui suivent. En dernier recours, une rectification de la déclaration d'un trimestre précédent doit avoir lieu (adaptation des codes rémunération 1 et 12). Les montants à retenir doivent en effet être déduits du code rémunération 1 et doivent être en conformité avec la loi sur la protection de la rémunération.
    • Il est aussi possible de retenir du salaire un montant supérieur à celui prévu par la loi sur la protection de la rémunération, mais alors un accord écrit du travailleur est requis.
    • Enfin, le travailleur peut également effectuer directement un remboursement à l'employeur du pécule trop perçu. De plus amples instructions pour l'imputation dans ces situations seront communiquées ultérieurement.
  • Lorsque le travailleur prend beaucoup de jours de vacances au cours du dernier mois du trimestre, seul un petit montant peut être déclaré sous le code rémunération 1 (et un grand montant sous le code rémunération 12). Le bonus à l'emploi ne pourra donc pas être entièrement pris puisqu'il y aura alors trop peu de cotisations personnelles (13,07%) sur lesquelles le bonus à l'emploi peut être récupéré. Selon le régime actuel, le montant restant du bonus à l'emploi peut, si le bonus à l'emploi ne peut pas être pris dans un mois déterminé, être reporté au mois qui suit au cours du même trimestre.
  • Solde positif lors du décompte final en décembre (ou à la fin du contrat de travail), donc les avances de 10 % de la rémunération pour les jours de vacances ne sont pas suffisamment élevées :
    • Le nouvel employeur paiera alors, en surplus, la différence entre d'une part le pécule simple de vacances que le travailleur aurait reçu si celui-ci avait été en service une année entière chez lui, et, d'autre part, la somme
      • du pécule de vacances de sortie déjà reçu de l'ancien employeur
      • et des avances de 10 % déjà reçues du nouvel employeur.
    • Supposons que le simple pécule de vacances dû, si le travailleur avait été une année entière en service auprès de son nouvel employeur, s'élève à 2200 EUR et que le pécule de vacances de sortie déjà reçu et l'avance de 10 % s'élèvent respectivement à 1800 EUR et 220 EUR. Le solde devant être payé par le nouvel employeur est égal à 180 EUR, car 2200 EUR – (1800 EUR + 220 EUR) = 180 EUR.
      • Le montant de 180 EUR devant encore être payé doit être déclaré sous le nouveau code rémunération xx.
      • Le code rémunération 1 et le code rémunération 12 restent inchangés.
  • Solde négatif lors du décompte final en décembre (ou à la fin du contrat de travail), donc les avances de 10 % de la rémunération préalablement payées pour les jours de vacances étaient trop élevées :
    • Le nouvel employeur portera le montant payé en trop en déduction sous le code 1, pour ensuite ajouter ce montant payé en trop sous le code rémunération 12.
    • Supposons que le simple pécule de vacances dû, si le travailleur avait été une année entière en service auprès du nouvel employeur s'élève à 2100 EUR et que le pécule de vacances de sortie déjà reçu et l'avance de 10 % s'élèvent respectivement à 2000 EUR et 210 EUR, alors on aboutit à un solde négatif de 110 EUR, car 2100 EUR – (2000 EUR + 210 EUR) = -110 EUR.
      • Le montant de 110 EUR payé en trop doit être déduit du montant sous le code rémunération 1 et ajouté sous le code rémunération 12.
      • Il convient de remarquer que rien ne doit être déclaré sous le nouveau code rémunération xx. Ce code ne peut en effet être utilisé que lorsque le nouvel employeur doit payer un montant en surplus.
      • Si le montant sous le code rémunération 1 s'avère en décembre être trop bas pour apurer l'intégralité du solde négatif (ou s'il s'avère qu'un montant plus important que ce que la loi relative à la protection de la rémunération autorise doit être retenu), alors le montant peut être retenu sur la rémunération du mois qui suit.
  • Solde négatif lors du décompte final en décembre (ou à la fin du contrat de travail), donc les avances de 10 % de la rémunération préalablement payées pour les jours de vacances étaient trop élevées et le travailleur est malade pendant tout le trimestre et on s'attend à ce qu'il soit toujours malade durant la période suivante.
    • Le nouvel employeur devra alors introduire une DmfA modificative pour le troisième trimestrepour porter en déduction le montant payé en trop sous le code rémunération 1, et l'ajouter sous le code rémunération 12.
    • Appliqué à l'exemple précédent, le montant de 110 EUR sera déduit du montant sous code rémunération 1, et ajouté au montant sous code rémunération 12.​​​
  • Solde négatif lors du décompte final en décembre (ou à la fin du contrat de travail), donc les avances de 10 % de la rémunération préalablement payées pour les jours de vacances étaient trop élevées.
    • Supposons que le travailleur gagne moins chez son nouvel employeur que chez son ancien employeur. Cela veut dire que les avances payées étaient de toute façon trop élevées. La somme des avances de 10 % doit être déduite du montant sous code rémunération 1 et ajoutée au montant sous code rémunération 12.
  • Ouvrier qui devient employé (imputation du chèque de vacances)
    • En cas de changement de statut d'ouvrier à employé, on procède également au décompte du simple pécule de vacances. En pareille situation, l'ouvrier ne reçoit pas de pécule de vacances de sortie, mais il reçoit encore un pécule de vacances du fonds des vacances pour ses prestations en tant qu'ouvrier.
    • L'imputation du pécule de vacances a lieu dans ce cas de la même façon que l'imputation pour les employés qui n'ont pas changé de statut. En décembre, ou à la fin du contrat de travail, la différence doit aussi être calculée entre d'une part le simple pécule de vacances que le travailleur aurait reçu s'il avait été en service une année entière auprès du nouvel employeur, et, d'autre part, la somme du pécule de vacances reçue du fonds des vacances après la retenue de 1 % de cotisation de solidarité appliquée au montant brut du pécule de vacances payé par le fonds des vacances. Un solde est calculé entre les avances de 10 % déjà reçues auprès du nouvel employeur et le pécule de vacances reçu du fonds des vacances.

Source : ONSS, Sécurité sociale Entreprises, instructions administratives, novembre 2023

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