1. Deze circulaire bespreekt in het kader van thuiswerk, zowel in de openbare als in de private sector, de gevolgen inzake inkomstenbelastingen ten name van werknemers van:

- de terugbetaling door de werkgever van door de werknemer gedragen

* kantoorkosten
* kosten voor kantoormeubilair/informaticamateriaal
* kosten voor het professioneel gebruik van een privé-internetaansluiting en abonnement
* kosten voor het professioneel gebruik van een privécomputer
* kosten voor het professioneel gebruik van een eigen tweede computerbeeldscherm, printer/scanner zonder privécomputer

- de terbeschikkingstelling door de werkgever van kantoormeubilair/informaticamateriaal.

Voor de toepassing van deze circulaire moet onder 'werknemer' ook 'ambtenaar' worden verstaan en onder 'werkgever' ook 'overheid'.

2. Deze circulaire overstijgt dus de problematiek van het thuiswerk in het kader van de COVID-19-pandemie.

3. Deze circulaire integreert vroegere circulaires en heft deze op met ingang van de inwerkingtreding ervan. Het gaat dan over de volgende circulaires:

- de circulaire Ci.RH.241/616.975 (AAFisc 2/2014) van 16.01.2014 betreffende

* de terbeschikkingstelling door de werkgever van een computer en/of van een internetaansluiting en internetabonnement
en
* de tussenkomst van de werkgever voor het gebruik van een privé internetaansluiting, internetabonnement en privécomputer

- de circulaire 2020/C/100 van 14.07.2020 betreffende de forfaitaire thuiswerkvergoeding.

II. TOEPASSINGSGEBIED

A. Werknemers

4. Onder thuiswerk wordt verstaan elke vorm van organisatie en/of uitvoering van het werk waarin werkzaamheden die ook op de werkvloer van de werkgever zouden kunnen worden uitgevoerd, op regelmatige basis buiten die werkvloer worden uitgevoerd.

De notie 'werkvloer' moet hier ruim worden bekeken en omvat de activiteiten van werknemers die normaliter bij klanten of op een andere locatie (bijvoorbeeld in een satellietkantoor van de werkgever, dit wil zeggen een gedecentraliseerd lokaal van de werkgever of een lokaal dat de werkgever aan de werknemer ter beschikking stelt) worden uitgevoerd.

5. Deze circulaire heeft betrekking op het thuiswerk dat wordt verricht in de private lokalen van de werknemer. Het werk dat wordt verricht in een satellietkantoor van de werkgever is geen thuiswerk. Een satellietkantoor wordt namelijk aangemerkt als behorende tot de werkvloer van de werkgever (zie nr. 4).

Voorbeeld 1

Een werknemer die normaliter 1 dag per week in een satellietkantoor van de werkgever werkt, vervangt dit door een dag thuiswerk. Deze situatie valt onder de toepassing van deze circulaire.

Voorbeeld 2

Een werknemer kiest ervoor om 1 dag per week te werken vanuit een satellietkantoor van de werkgever. Dit is geen thuiswerk en deze situatie valt bijgevolg niet onder de toepassing van deze circulaire.

6. Deze circulaire heeft betrekking op het thuiswerk dat georganiseerd wordt in het kader van normale werkdagen.

Zij regelt dus niet de problematiek van werknemers die buiten de normale werkuren (bijv. 's avonds of in het weekend) thuis werken.

B. Bedrijfsleiders

7. De in deze circulaire behandelde regeling kan niet worden toegepast op de in art. 32, WIB 92, bedoelde bedrijfsleiders.

8. Bedrijfsleiders hebben immers veelal de mogelijkheid om heel wat kosten rechtstreeks te laten dragen door de onderneming. Dat betekent niet dat ze geen aanspraak kunnen maken op een terugbetaling van kosten die eigen zijn aan de onderneming.

Een terugbetaling van kosten die eigen zijn aan de onderneming kan dan gebeuren op basis van bewijsstukken of forfaitair op basis van ernstige en met elkaar overeenstemmende normen. De beoordeling hiervan gebeurt geval per geval.

De forfaitaire terugbetaling van kosten gebaseerd op ernstige en met elkaar overeenstemde normen kan het voorwerp uitmaken van een aanvraag tot voorafgaande beslissing bij de Dienst Voorafgaande beslissingen in fiscale zaken (DVB).

C. Bijzondere stelsels

9. De in deze circulaire behandelde regeling kan evenmin worden toegepast op werknemers die onder bijzondere regimes vallen zoals bijvoorbeeld buitenlandse kaderleden, 'salary split' (gesplitste bezoldiging voor werknemers die in meerdere landen werken voor dezelfde werkgever), enzovoort.

Voor die bijzondere regimes geldt de regel dat de eventuele toekenning van forfaitaire terugbetalingen van kosten gebaseerd op ernstige en met elkaar overeenstemmende normen, geval per geval moet worden bekeken.

Dat kan het voorwerp uitmaken van een aanvraag tot voorafgaande beslissing bij de Dienst Voorafgaande beslissingen in fiscale zaken (DVB).

III. TERUGBETALING VAN EIGEN KOSTEN VAN DE WERKGEVER

A. Algemeen

10. In principe zijn alle vergoedingen uit hoofde of naar aanleiding van het uitoefenen van de beroepswerkzaamheid belastbaar als bezoldigingen van werknemer.

Wanneer een werkgever een vergoeding toekent aan een werknemer, kan die vergoeding slechts worden aangemerkt als een niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever (1), op voorwaarde dat de werkgever het dubbele bewijs levert dat de vergoeding:

- bestemd is tot het dekken van kosten die hem eigen zijn

- en ook daadwerkelijk aan dergelijke kosten is besteed.

(1) Artikel 31, tweede lid, 1°, in fine, WIB 92.

11. De werkgever kan die vergoedingen forfaitair vaststellen, zonder dat ze de aard van werkelijke kosten verliezen, wanneer hun bedrag is bepaald volgens ernstige normen die het resultaat zijn van herhaalde waarnemingen en steekproeven.

12. De forfaitaire vergoedingen die een terugbetaling van eigen kosten van de werkgever zijn, moeten worden verantwoord door individuele fiches. Op de fiche nr. 281.10 (inkomsten 2020) moet naast rubriek b) van vak 27 'diverse inlichtingen', 'JA – ernstige normen' worden vermeld.

Gelet op het belang van de niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever in het kader van thuiswerk, zal vanaf inkomstenjaar 2022, naast de reeds gevraagde vermeldingen steeds het totale bedrag van de vergoedingen moeten worden vermeld in het vak 'diverse inlichtingen' van de fiche nr. 281.10.

Dat principe zal in algemene zin vanaf het inkomstenjaar 2022 worden toegepast voor alle terugbetalingen van eigen kosten van de werkgever en worden uitgebreid voor de fiche 281.20.

13. De verkrijgers van de terugbetaling van eigen kosten van de werkgever zijn verplicht, in geval zij hun werkelijke beroepskosten bewijzen in hun aangifte in de inkomstenbelasting, deze forfaitaire vergoeding in mindering te brengen van hun bewezen beroepskosten en dit in de mate dat deze vergoedingen op hun bewezen beroepskosten betrekking hebben.

14. De op basis van een forfaitair bedrag toegekende eigen kosten van de werkgever mogen niet meer op basis van werkelijke bewijsstukken ten laste worden genomen door de werkgever.

B. Forfaitaire kantoorvergoeding

1. VOORWAARDEN

1.1. Algemeen

15. De forfaitaire kantoorvergoeding dekt alle kantoorkosten (zie ook nrs. 30-44, wat de invulling van de notie 'kantoorkosten' betreft).

16. Een werkgever kan aan werknemers die structureel en op regelmatige basis een substantieel deel van hun arbeidstijd aan thuiswerk doen een forfaitaire kantoorvergoeding van maximum 129,48 euro per maand (2) (vanaf 01.04.2020 – voordien was dit 126,94 euro) toekennen.

(2) De regering heeft beslist om het maximumbedrag van 129,48 euro per maand voor de maanden april, mei en juni 2021 te verhogen tot een maximumbedrag van 144,31 euro per maand.

17. Het bedrag van 129,48 euro per maand is gebaseerd op hetgeen de RSZ accepteert als een terugbetaling van kosten in het kader van structureel en regelmatig thuiswerk. Op fiscaal vlak wordt dit bedrag gevolgd evenals de evolutie ervan. Dit bedrag wordt dus niet onderworpen aan de fiscale indexeringsregels.

18. De administratie aanvaardt de toekenning van dit forfait op voorwaarde dat de werknemer regelmatig en structureel thuiswerkt en de werkgever niet op een andere manier in deze kantoorkosten tussenkomt (bijv. wanneer de werkgever een deel van de elektriciteitskosten ten laste neemt).

19. Wanneer het maandelijks toegekende bedrag hoger is dan het maximumbedrag en er geen bewijsstukken worden geleverd om de hoogte van dit bedrag te verantwoorden, wordt het belastbare gedeelte van de vergoeding, nl. het gedeelte van de vergoeding dat het maximumbedrag overschrijdt, onderworpen aan de bedrijfsvoorheffing en moet het als bezoldiging worden vermeld op de fiche nr. 281.10 van de betrokken werknemers. Het bedrag dat wel kan worden aanvaard als een terugbetaling van een eigen kost van de werkgever moet vanaf inkomstenjaar 2022 worden vermeld op de fiche 281.10 in het vak diverse inlichtingen.

20. In geval van deeltijdse prestaties moet het maximumbedrag niet evenredig worden verminderd. Als een deeltijdse werknemer effectief structureel en op regelmatige basis (zie nr. 23) aan thuiswerk doet, mag de werkgever de maximale forfaitaire kantoorvergoeding toekennen, ongeacht het aantal uren van de arbeidsovereenkomst.

21. Het bedrag van de forfaitaire kantoorvergoeding mag ook worden uitbetaald tijdens het normale jaarlijkse verlof.

22. De werkgever kan op basis van de personeelscategorie of de feitelijke omstandigheden waarin het thuiswerk wordt georganiseerd een onderscheid maken in de toegekende kantoorvergoeding. Wanneer aan de voorwaarden is voldaan om de forfaitaire kantoorvergoeding toe te kennen, vormt een dergelijke differentiatie op zich geen probleem.

Wanneer evenwel wordt vastgesteld dat die differentiatie erop gericht is om een welbepaald personeelslid een hogere kostenvergoeding toe te kennen zonder dat daarvoor een afdoende verantwoording bestaat, of dat er een 'personeelscategorie' wordt ingesteld met datzelfde doel, dan zal dit niet worden aanvaard.

In dat geval zal de forfaitaire kostenvergoeding worden aangemerkt als een belastbare bezoldiging.

Wanneer evenwel het dubbele bewijs wordt geleverd dat de vergoeding:

- bestemd is tot het dekken kosten die eigen zijn aan de werkgever

- en ook daadwerkelijk aan dergelijke kosten is besteed

dan kan de vergoeding alsnog worden aangemerkt als een terugbetaling van een eigen kost van de werkgever.

1.2. Structureel en regelmatig thuiswerk

23. Onder structureel en op regelmatige basis thuiswerken wordt hier verstaan:

- het equivalent van één werkdag per week (bijv. één volledige werkdag per week, twee halve werkdagen per week of meerdere dagen van een paar uur die worden gepresteerd tijdens de normale arbeidstijd). De beoordeling hiervan gebeurt op maandbasis.

24. Voorbeelden

Voorbeeld 1

Een werknemer werkt voltijds.

Om de ochtendspits te vermijden werkt hij dagelijks de eerste twee uren van zijn normale werkdag van thuis uit. De rest van zijn werkuren zet hij voort op kantoor.

Die eerste twee uren van de dag komen in aanmerking voor de vaststelling van structureel en regelmatig thuiswerk.

Voorbeeld 2

De werkgever stelt een rotatiesysteem in waarbij de werknemers in groepen worden opgedeeld en elke groep gedurende 1 week per maand thuis werkt en de overige weken op kantoor.

De werknemers werken een equivalent van één werkdag per week thuis.

Het gaat om structureel en regelmatig thuiswerk.

Voorbeeld 3

Een werknemer werkt deeltijds aan 50 %.

De werkgever stelt een rotatiesysteem in waarbij de werknemers in groepen worden opgedeeld en elke groep gedurende 1 week per maand thuis werkt en de overige weken op kantoor. De werknemer werkt in die week op dinsdag en donderdag thuis.

De werknemer werkt op maandbasis slechts 2 werkdagen thuis.

Het gaat niet om structureel en regelmatig thuiswerk.

In dit geval geldt de forfaitaire kantoorvergoeding niet.

De terugbetaling kan dan enkel als een niet-belastbare kostenvergoeding worden aangemerkt op voorwaarde dat het dubbele bewijs wordt geleverd dat de vergoeding dient tot het dekken van eigen kosten van de werkgever en dat ze daar ook daadwerkelijk aan wordt besteed.

De werkgever kan die vergoeding echter forfaitair vaststellen, wanneer het bedrag is bepaald volgens ernstige en met elkaar overeenstemmende normen. De beoordeling hiervan gebeurt geval per geval.

De werkgever kan, met het oog op rechtszekerheid, hiervoor een aanvraag tot voorafgaande beslissing bij de Dienst Voorafgaande beslissingen in fiscale zaken (DVB) indienen.

Voorbeeld 4

Een werknemer werkt deeltijds aan 80 %. De werknemer werkt telkens als volgt: van de 4 werkdagen per week werkt hij 1 dag thuis.

Deze situatie voldoet aan structureel en regelmatig thuiswerk.

Voorbeeld 5

Een werknemer, consultant, is voor zijn werkgever actief bij diverse klanten. Een deel van zijn normale werkuren werkt hij thuis, bijv. voor het vervullen van administratieve handelingen.

Deze uren thuiswerk komen in aanmerking voor de vaststelling van structureel en regelmatig thuiswerk.

1.3. Niet-structureel thuiswerk

25. Niet-structureel thuiswerk is elke vorm van thuiswerk waarbij niet wordt voldaan aan de voorwaarde dat er ten minste voor het equivalent van één werkdag per week aan thuiswerk moet worden gedaan.

Worden bijvoorbeeld hier beoogd, de werknemers die

- van hun normale werkuren slechts een paar uur per maand thuiswerken

- hun normale werkuren op de werkvloer of elders presteren, maar daarbuiten (bijvoorbeeld 's avonds of in het weekend) thuis administratie in orde brengen

- een volledige kalendermaand afwezig zijn (bijvoorbeeld bij ziekte gedurende de volledige maand, zwangerschapsverlof, loopbaanonderbreking, langere periodes van technische werkloosheid).

26. Voorbeelden

Voorbeeld 1

Een werknemer die normaal voltijds werkt is gedurende eenzelfde maand 3 weken ziek en heeft de 4de week gedurende 5 dagen van thuis uit gewerkt.

Hier is voldaan aan structureel en regelmatig thuiswerk.

Voorbeeld 2

Een werknemer die normaal deeltijds werkt is gedurende eenzelfde maand 3 weken ziek en heeft de 4de week gedurende 5 halve dagen van thuis uit gewerkt.

Hier is niet voldaan aan structureel en regelmatig thuiswerk.

2. GEVOLGEN BIJ NIET-STRUCTUREEL THUISWERK

27. Wanneer niet is voldaan aan de voorwaarden voor structureel thuiswerk, dan geldt de forfaitaire kantoorvergoeding niet (dus ook geen percentage ervan).

De terugbetaling kan dan enkel als een niet-belastbare vergoeding worden aangemerkt op voorwaarde dat de werkgever het dubbele bewijs levert dat de vergoeding:

- bestemd is tot het dekken van kosten die hem eigen zijn

- en ook daadwerkelijk aan dergelijke kosten is besteed.

28. De werkgever kan die vergoedingen forfaitair vaststellen, zonder dat ze de aard van werkelijke kosten verliezen, wanneer hun bedrag is bepaald volgens ernstige normen die het resultaat zijn van herhaalde waarnemingen en steekproeven.

29. De werkgever moet het bewijs leveren dat het forfaitair bedrag is vastgesteld overeenkomstig ernstige normen en criteria en derhalve overeenstemt met de werkelijkheid. De beoordeling hiervan gebeurt geval per geval.

De werkgever kan, met het oog op rechtszekerheid, hiervoor altijd een aanvraag tot voorafgaande beslissing bij de Dienst Voorafgaande beslissingen in fiscale zaken (DVB) indienen.

3. CUMUL VAN DE FORFAITAIRE KANTOORVERGOEDING MET DE TERUGBETALING VAN DE AANKOOPPRIJS VAN KANTOORMEUBILAIR/INFORMATICAMATERIAAL

30. De forfaitaire kantoorvergoeding dekt alle kantoorkosten. Dat zijn alle kosten die courant moeten worden gemaakt om de beroepsactiviteit op een normale manier te kunnen uitoefenen.

31. Zijn bijvoorbeeld begrepen in de forfaitaire kantoorvergoeding:

- gebruik van een kantoorruimte bij de werknemer thuis (inclusief huur en eventuele afschrijvingen van de ruimte)

- printer- en computermateriaal (hiermee wordt niet de printer en computer zelf bedoeld, maar bijvoorbeeld papier, een USB-stick, muismatje, inkt,…)

- kantoorbenodigdheden (mappen, cursusblokken, balpen, …)

- nutsvoorzieningen zoals water, elektriciteit en verwarming

- onderhoud

- verzekering

- onroerende voorheffing

- koffie, water, versnaperingen.

32. Sommige werkgevers vragen of het mogelijk is om naast de forfaitaire kantoorvergoeding tussen te komen in de door de werknemer gefinancierde aankoop van kantoormeubilair/informaticamateriaal.

33. Meer bepaald gaat het dan om de terugbetaling van volgende elementen (beperkende opsomming):

- bureaustoel

- bureautafel

- bureaukast

- functionele bureaulamp

- een tweede computerbeeldscherm

- printer/scanner

- toetsenbord

- muis, voetmuis, trackpad of trackball

- hoofdtelefoon

- specifieke apparatuur die personen met een handicap nodig hebben om vlot te kunnen werken met de pc.

Een ergonomische bureaustoel, bureautafel, muis, trackpad of trackball kan in aanmerking komen wanneer de werkgever dit type kantoormeubilair/informaticamateriaal in normale omstandigheden ter beschikking stelt op de werkvloer.

34. De administratie aanvaardt dat de terugbetalingen (in dit geval bovenop de forfaitaire kantoorvergoeding) van het hiervoor vermelde kantoormeubilair/informaticamateriaal worden aangemerkt als een terugbetaling van eigen kosten van de werkgever, zonder dat deze terugbetalingen van de forfaitaire kantoorvergoeding in mindering moeten worden gebracht, mits:

- deze gebaseerd zijn op werkelijke bewijsstukken

- verband houden met investeringen die noodzakelijk zijn om de beroepsactiviteit thuis op een normale wijze te kunnen uitvoeren.

De werkgever moet de bewijsstukken ter beschikking houden.

In geval van deeltijdse prestaties moet het bedrag van dergelijke terugbetalingen niet evenredig worden verminderd in functie van het aantal uren van de arbeidsovereenkomst.

35. Eenmalige terugbetalingen moeten redelijk blijven.

Dit betekent concreet dat bijvoorbeeld niet zal worden aanvaard dat jaarlijks de volledige kost voor de aankoop van een bureaustoel wordt terugbetaald, daar waar de normale gebruiksduur van die bureaustoel 10 jaar bedraagt.

De werkgever is evenwel niet verplicht om de terugbetaling in één maal te verrichten. Met de werknemer kan worden afgesproken om de terugbetaling te spreiden over een aantal jaren, bijvoorbeeld de normale gebruiksduur van de bureaustoel.

36. Er wordt van volgende normale gebruiksduur uitgegaan:

- bureaustoel: 10 jaar

- bureautafel: 10 jaar

- bureaukast: 10 jaar

- bureaulamp: 5 jaar

- een tweede computerbeeldscherm: 3 jaar

- printer/scanner: 3 jaar

- andere randapparatuur: 3 jaar.

37. Wanneer de beroepsactiviteit of het thuiswerk wordt beëindigd vóór het verstrijken van de normale gebruiksduur van de investeringen en de werknemer de reële restwaarde (of een deel ervan) niet moet terugbetalen aan de werkgever, dan moet de reële restwaarde van de investering (of het verschil van de reële restwaarde en de terugbetaling door de werknemer) op dat ogenblik als een voordeel van alle aard worden belast.

38. Worden hier niet bedoeld:

- de terugbetaling van investeringen die een privéuitgave zijn (bijv. de terugbetaling van investeringen die aan de woning van de werknemer worden verricht zoals de plaatsing van deuren, wanden, luxueuze inrichting en alle meubilair dat onroerend door bestemming wordt doordat het in de muur of vloer is ingewerkt of eraan is vastgehecht).
Een dergelijke terugbetaling vormt een belastbaar voordeel van alle aard

- de terugbetalingen van uitgaven die de aard van eigen kosten van de werkgever op onredelijke wijze overstijgen. Dat kan worden afgemeten door de vergelijking te maken met het kantoormeubilair/informaticamateriaal dat de werkgever in normale omstandigheden ter beschikking stelt op de werkvloer. Al wat daar boven uitstijgt wordt hier beoogd (bijv. extra grote computerbeeldschermen die eerder bestemd zijn voor films of computerspelen, maar ook gebruikt worden voor thuiswerk, een dure design bureaulamp, zeer dure bureaustoelen,…). Het deel dat op onredelijke wijze de terugbetaling van een eigen kost van de werkgever overstijgt vormt een belastbaar voordeel van alle aard. Dit zal geval per geval worden bekeken.

39. Voorbeeld

Een werkgever kent in het kader van thuiswerk een forfaitaire kantoorvergoeding van 129,48 euro per maand toe aan de werknemers die regelmatig en structureel thuiswerken.

Naast deze forfaitaire kantoorvergoeding betaalt de werkgever de door de werknemer aangekochte bureaustoel terug (het betreft een standaard bureaustoel). De werkgever houdt de nodige bewijsstukken ter beschikking.

Beide vergoedingen kunnen in aanmerking worden genomen als een eigen kost van de werkgever. Op de fiche nr. 281.10 (inkomsten 2020) moet naast rubriek b) van vak 27 'diverse inlichtingen', de vermelding 'JA – ernstige normen en bewijsstukken' worden vermeld.

Voor de fiche 281.10 met betrekking tot het inkomstenjaar 2022 zal daarnaast worden voorzien in de vermelding van zowel het bedrag van de forfaitaire kantoorvergoeding als van de terugbetaling van de bureaustoel.

Wanneer de werkgever binnen de normale gebruiksduur opnieuw een bureaustoel zou terugbetalen, dan zal deze terugbetaling een belastbare bezoldiging uitmaken.

4. CUMUL VAN DE FORFAITAIRE KANTOORVERGOEDING MET DE TERBESCHIKKINGSTELLING DOOR DE WERKGEVER VAN KANTOORMEUBILAIR/INFORMATICAMATERIAAL

40. De administratie aanvaardt dat de terbeschikkingstelling van bepaalde goederen die noodzakelijk zijn om de beroepsactiviteit thuis op een normale wijze te kunnen uitvoeren geen aanleiding geeft tot het belasten van een voordeel van alle aard. Hier worden alleen de goederen bedoeld die zijn opgesomd in nr. 33 hiervoor.

Deze terbeschikkingstelling heeft geen invloed op het bedrag van de forfaitaire kostenvergoeding. Die betreft immers de terugbetaling van andere kosten.

41. De terbeschikkingstelling van goederen die de behoeften van thuiswerk op onredelijke wijze overstijgen (bijv. een dure design bureaulamp, …) geeft wel aanleiding tot een belastbaar voordeel van alle aard. Dat kan worden afgemeten door de vergelijking te maken met het kantoormeubilair/informaticamateriaal dat de werkgever in normale omstandigheden ter beschikking stelt op de werkvloer. Al wat daar boven uitstijgt wordt hier beoogd.

42. Wat het persoonlijk gebruik van een kosteloos ter beschikking gestelde pc, tablet, internetaansluiting, mobiele telefoon of vast of mobiel telefoonabonnement betreft, blijven de bepalingen van de circulaires van 13.12.2017 en 24.05.2018 (3) inzake de vaststelling van het voordeel van alle aard van toepassing.

(3) Circulaire 2017/C/82 van 13.12.2017 betreffende de voordelen van alle aard voor het persoonlijk gebruik van een kosteloos ter beschikking gestelde pc, tablet, internetaansluiting, mobiele telefoon of vast of mobiel telefoonabonnement en het addendum 2018/C/63 van 24.05.2018.

43. Wanneer de werknemer de ter beschikking gestelde goederen mag behouden na de beëindiging van de beroepsactiviteit of het thuiswerk, dan moet de reële restwaarde van de investering op dat ogenblik wel als een voordeel van alle aard worden belast. Dit bedrag mag worden verminderd met de eigen bijdrage van de werknemer in het voordeel.

44. Voorbeeld

Een werkgever kent in het kader van thuiswerk een forfaitaire kantoorvergoeding van 129,48 euro per maand toe aan de werknemers die regelmatig en structureel thuiswerken.

Om de werknemers toe te laten hun beroepsactiviteit op een normale wijze uit te kunnen voeren stelt de werkgever daarnaast een standaard bureaustoel en een tweede beeldscherm ter beschikking van de werknemers.

De forfaitaire kantoorvergoeding kan worden aangemerkt als een terugbetaling van eigen kosten van de werkgever. Op de fiche nr. 281.10 (inkomsten 2020) moet naast rubriek b) van vak 27 'diverse inlichtingen', de vermelding 'JA – ernstige normen' worden aangebracht.

Voor de fiche 281.10 met betrekking tot het inkomstenjaar 2022 zal daarnaast worden voorzien in de vermelding van het bedrag (aangezien in dit geval de bureaustoel en het tweede scherm ter beschikking worden gesteld zal hier enkel het bedrag van de forfaitaire kantoorvergoeding worden vermeld).

De terbeschikkingstelling van de bureaustoel en het tweede beeldscherm in het kader van thuiswerk geeft hier geen aanleiding tot de vaststelling van een voordeel van alle aard en bijgevolg moet er in dat verband niets op de fiche 281.10 worden vermeld.

C. Forfaitaire vergoeding voor het professioneel gebruik van een privé-internetaansluiting en -abonnement

45. Onder 'internetaansluiting' wordt verstaan, alle apparatuur die verband houdt met de aansluiting van de pc op het internet ongeacht het gebruikte systeem (telefoonkabel, ADSL, VDSL, ...).

46. Onder 'internetabonnement' wordt verstaan, de verstrekking door een 'provider' of verstrekker van toegang tot het internet.

47. Wanneer het internet door de werknemer werkelijk wordt gebruikt in het kader van thuiswerk, mag de tussenkomst van de werkgever forfaitair worden vastgesteld tot maximum 20 euro (4) per maand. In geval van deeltijdse prestaties moet het maximumbedrag niet evenredig worden verminderd.

(4) Dit bedrag wordt niet geïndexeerd.

48. De administratie aanvaardt de toekenning van dit forfait op voorwaarde dat de werkgever niet op een andere manier in deze kosten van de privé-internetaansluiting en -abonnement tussenkomt (bijv. door een deel van de factuur van het internetabonnement ten laste te nemen).

49. Wanneer het maandelijks toegekende bedrag hoger is dan 20 euro, en er geen bewijsstukken worden geleverd om de hoogte van dit bedrag te verantwoorden, wordt het belastbare gedeelte van de vergoeding, nl. het gedeelte van de vergoeding dat 20 euro overschrijdt, onderworpen aan de bedrijfsvoorheffing en moet het als belastbare bezoldiging worden vermeld op de fiche nr. 281.10 van de betrokken werknemers.

Het bedrag dat wel kan worden aanvaard als een terugbetaling van een eigen kost van de werkgever moet vanaf het inkomstenjaar 2022 worden vermeld op de fiche 281.10 in het vak 'diverse inlichtingen'.

50. Voorbeelden:

Voorbeeld 1

Een werknemer werkt 1 dag per week thuis en gebruikt hiervoor zijn eigen internetabonnement.

De werkgever stelt een computer ter beschikking van de werknemer, welke niet voor persoonlijke doeleinden mag worden gebruikt.

De werkgever kent volgende vergoedingen toe:

- forfaitaire thuiswerkvergoeding: 129,48 euro per maand

- vergoeding voor het internetabonnement: 20 euro per maand.

Deze vergoedingen kunnen worden aangemerkt als de terugbetaling van eigen kosten van de werkgever.

Voorbeeld 2

Een werknemer werkt op regelmatige basis thuis, maar voldoet niet aan de voorwaarde van structureel en regelmatig thuiswerk (het equivalent van één werkdag per week, te beoordelen op maandbasis).

De werkgever kent een vergoeding van 20 euro toe voor de maanden waarin de werknemer voor zijn thuiswerk gebruik maakt van zijn eigen internetabonnement.

Deze vergoeding kan worden aangemerkt als de terugbetaling van eigen kosten van de werkgever.

D. Forfaitaire vergoeding voor het professioneel gebruik van een privécomputer, eigen tweede computerbeeldscherm, printer/scanner

1. PROFESSIONEEL GEBRUIK VAN EEN PRIVÉCOMPUTER

51. Wanneer de privécomputer door de werknemer werkelijk wordt gebruikt in het kader van thuiswerk, mag de tussenkomst van de werkgever forfaitair worden vastgesteld tot maximum 20 euro (5) per maand. In geval van deeltijdse prestaties moet het maximumbedrag niet evenredig worden verminderd.

(5) Dit bedrag wordt niet geïndexeerd.

52. De administratie aanvaardt de toekenning van dit forfait op voorwaarde dat de werkgever niet op een andere manier in deze kosten tussenkomt (bijv. door een deel van de aankoopprijs van de computer ten laste te nemen of zelf in een draagbare pc of tablet te voorzien).

53. Wanneer het maandelijks toegekende bedrag hoger is dan 20 euro, en er geen bewijsstukken worden geleverd om de hoogte van dit bedrag te verantwoorden, wordt het gedeelte van de vergoeding dat 20 euro overschrijdt, onderworpen aan de bedrijfsvoorheffing en moet het als bezoldiging worden vermeld op de fiche nr. 281.10 van de betrokken werknemers.

Het bedrag dat wel kan worden aanvaard als een terugbetaling van een eigen kost van de werkgever moet vanaf het inkomstenjaar 2022 worden vermeld op de fiche 281.10 in het vak 'diverse inlichtingen'.

54. Worden hier bedoeld alle soorten van computerinstallaties, namelijk zowel de desktops als de draagbare pc's (laptop) en de tablets, evenals de randapparatuur en noodzakelijke software voor de uitoefening van het thuiswerk.

55. Er kan dus naast de maandelijkse vergoeding van maximum 20 euro per maand voor het professioneel gebruik van de privécomputer geen extra vergoeding worden toegekend voor het professioneel gebruik van eigen randapparatuur.

56. Voorbeelden

Voorbeeld 1

Een werknemer werkt twee dagen per week thuis. Voor zijn thuiswerk gebruikt hij zijn eigen laptop en printer.

De werkgever kent volgende forfaitaire vergoedingen toe:

- kantoorvergoeding: 129,48 euro per maand

- gebruik privécomputer en printer: 20 euro per maand.

Deze vergoedingen kunnen worden aangemerkt als een terugbetaling van eigen kosten van de werkgever.

Voorbeeld 2

Een werknemer werkt op regelmatige basis thuis, maar voldoet niet aan de voorwaarde van structureel en regelmatig thuiswerk (het equivalent van één werkdag per week, te beoordelen op maandbasis).

De werkgever kent een vergoeding toe van 20 euro per maand voor de maanden waarin de werknemer voor zijn thuiswerk gebruik maakt van zijn privécomputer en printer.

Deze vergoeding kan worden aangemerkt als de terugbetaling van eigen kosten van de werkgever.

2. PROFESSIONEEL GEBRUIK VAN EEN EIGEN TWEEDE COMPUTERSCHERM, PRINTER/SCANNER ZONDER PRIVÉCOMPUTER

57. Wanneer enkel een eigen tweede computerbeeldscherm en/of printer/scanner van de werknemer (beperkende opsomming) wordt gebruikt voor de beroepsactiviteit (de computer wordt ter beschikking gesteld door de werkgever), dan geldt het forfait van 20 euro voor het gebruik van een privécomputer niet.

In dat geval kan worden aanvaard dat een vergoeding van 5 euro (6) per maand per item gedurende maximaal 3 jaar wordt toegekend.

(6) Dit bedrag wordt niet geïndexeerd.

58. In dit geval geldt er een absolute begrenzing van maximaal 10 euro (7) per maand. Deze maximumbedragen moeten niet evenredig worden verminderd in geval van deeltijdse prestaties.

(7) Dit bedrag wordt niet geïndexeerd.

59. De administratie aanvaardt de toekenning van dit forfait op voorwaarde dat de werkgever niet op een andere manier in deze kosten van een eigen tweede computerbeeldscherm, printer/scanner tussenkomt (bijv. door een deel van de aankoopprijs van het eigen tweede computerbeeldscherm, de printer/scanner ten laste te nemen of dit materiaal ter beschikking van de werknemer te stellen).

E. Conclusie inzake de cumul van verschillende forfaitaire vergoedingen voor thuiswerk

60. Uit het voorgaande blijkt dat wordt aanvaard dat de werkgever bovenop de forfaitaire kantoorvergoeding van 129,48 euro per maand (8) volgende bijkomende forfaitaire vergoedingen mag toekennen:

- een vergoeding van maximum 20 euro per maand voor het professioneel gebruik van een privé-internetaansluiting en -abonnement (zie ook voorbeeld 1 in nr. 50) en

- een vergoeding van maximum 20 euro per maand voor het professioneel gebruik van de privécomputer met randapparatuur of

- een vergoeding van maximum 10 euro per maand voor het professioneel gebruik van een eigen tweede computerbeeldscherm, printer/scanner zonder privécomputer (zie nr. 57-59).

(8) De regering heeft beslist om het maximumbedrag van 129,48 euro per maand voor de maanden april, mei en juni 2021 te verhogen tot een maximumbedrag van 144,31 euro per maand.

F. De werkgever voorziet enkel in terugbetalingen van kantoormeubilair/informaticamateriaal

61. De administratie aanvaardt dat terugbetalingen van kantoormeubilair/informaticamateriaal (zie nr. 33) die noodzakelijk zijn om de beroepsactiviteit thuis op een normale wijze te kunnen uitvoeren worden aangemerkt als een terugbetaling van eigen kosten van de werkgever.

De regels vermeld in nr. 33-38 zijn hier eveneens van toepassing.

62. Voorbeeld

Een werkgever betaalt in het kader van thuiswerk enkel de door de werknemer aangekochte bureaustoel terug (het betreft een standaard bureaustoel).

Deze vergoeding kan in aanmerking worden genomen als een eigen kost van de werkgever. Op de fiche 281.10 (inkomsten 2020) moet naast rubriek b) van vak 27 'diverse inlichtingen', de vermelding 'JA – bewijsstukken' worden vermeld.

Voor de fiche 281.10 met betrekking tot het inkomstenjaar 2022 zal daarnaast worden voorzien in de vermelding van het bedrag van de terugbetaling van de bureaustoel.

Wanneer de werkgever binnen de normale gebruiksduur opnieuw een bureaustoel zou terugbetalen, dan zal deze terugbetaling een belastbare bezoldiging uitmaken.

IV. DE WERKGEVER STELT ENKEL KANTOORMEUBILAIR/INFORMATICAMATERIAAL TER BESCHIKKING

63. Aangezien het hier gaat om een terbeschikkingstelling van het materiaal door de werkgever, is de werknemer geen eigenaar, noch titularis van het materiaal.

64. De administratie aanvaardt dat de terbeschikkingstelling van bepaalde goederen die noodzakelijk zijn om de beroepsactiviteit thuis op een normale wijze uit te voeren geen aanleiding geeft tot het belasten van een voordeel van alle aard. Hier worden de goederen bedoeld die zijn opgesomd in nr. 33 hiervoor.

De terbeschikkingstelling van goederen die de behoeften van thuiswerk op onredelijke wijze overstijgen (bijv. een dure design bureautafel, …) geeft wel aanleiding tot een belastbaar voordeel van alle aard. Dat kan worden afgemeten door de vergelijking te maken met het kantoormeubilair/informaticamateriaal dat de werkgever in normale omstandigheden ter beschikking stelt op de werkvloer. Al wat daar boven uitstijgt wordt hier beoogd.

65. Wat het persoonlijk gebruik van een kosteloos ter beschikking gestelde pc, tablet, internetaansluiting, mobiele telefoon of vast of mobiel telefoonabonnement betreft, blijven de bepalingen van de circulaires van 13.12.2017 en 24.05.2018 (9) inzake de vaststelling van het voordeel van alle aard van toepassing.

(9) Circulaire 2017/C/82 van 13.12.2017 betreffende de voordelen van alle aard voor het persoonlijk gebruik van een kosteloos ter beschikking gestelde pc, tablet, internetaansluiting, mobiele telefoon of vast of mobiel telefoonabonnement en het addendum 2018/C/63 van 24.05.2018.

66. Wanneer de werknemer de ter beschikking gestelde goederen mag behouden na de beëindiging van de beroepsactiviteit of het thuiswerk, dan moet de reële restwaarde van de investering op dat ogenblik wel als een voordeel van alle aard worden belast. Dit bedrag mag worden verminderd met de eigen bijdrage van de werknemer in het voordeel.

V. VAN KRACHT ZIJNDE RULINGS

67. Deze circulaire doet geen afbreuk aan de van kracht zijnde rulings op datum van inwerkingtreding van deze circulaire.

VI. INWERKINGTREDING

68. Deze circulaire treedt in werking vanaf 01.03.2021, met dien verstande dat de administratie rekening zal houden met de hierin opgenomen principes voor de situaties van thuiswerk die zich hebben voorgedaan vanaf 01.01.2020.

Bron: Fisconetplus

Mots clés

Impôt des personnes physiquesImpôt sur le revenuremboursement de dépenses propres à l'employeurterbeschikkingstelling van kantoormeubilair/informaticamateriaal aan het personeel