Facturation électronique: votre guide pour être en conformité dès 2026

La mise en place de la facturation électronique structurée devient obligatoire en Belgique à compter du 1er janvier 2026 pour toutes les transactions entre entreprises assujetties à la TVA. Cette obligation concerne toutes les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur volume de facturation, avec quelques exceptions notables pour les transactions B2C, les factures internationales et certaines activités exemptées. Bien qu’aucune période de transition officielle ne soit prévue, le SPF Finances a annoncé une tolérance dans l’application des sanctions.

Qui doit basculer vers la facturation électronique ?

L’obligation de facturation électronique s’applique à tous les assujettis à la TVA établis en Belgique pour leurs transactions entre entreprises. Cette règle vaut quelle que soit votre forme juridique : société, indépendant en personne physique, profession libérale ou ASBL exerçant des activités commerciales.

Les entreprises étrangères qui exercent leurs activités depuis la Belgique de manière permanente (via un bureau, une filiale ou toute autre installation fixe) sont également soumises à cette obligation.

Toutes les transactions ne sont cependant pas soumises à l’obligation de facturation électronique. Nous reprenons ci-dessous 3 grands cas de figure.

1. La facturation dans le cadre de la vente aux particuliers (B2C)

Si vous ne travaillez que pour des clients privés, vous n’êtes pas obligé d’émettre des factures électroniques structurées. Attention toutefois : vous devez impérativement pouvoir recevoir des factures électroniques de vos fournisseurs professionnels. Adaptez donc vos systèmes en conséquence avant janvier 2026.

2. Les factures vers l’étranger

La règle s’applique uniquement aux ventes ou prestations réalisées en Belgique qui relèvent de la TVA belge. Les livraisons vers d’autres pays de l’UE (avec numéro de TVA étranger) ou à l’export ne sont pas concernées. Les factures internationales peuvent donc continuer à suivre les règles actuelles.

3. Les opérations exemptées en vertu de l’article 44 du Code de la TVA

Enfin, les opérations exemptées en vertu de l’article 44 du Code de la TVA échappent à l’obligation. Il s’agit principalement des activités médicales et paramédicales, des services d’enseignement, des opérations financières et d’assurance ou encore de certaines activités sociales et culturelles sans but lucratif. Si votre entreprise n’effectue que ce type d’opérations, elle n’est pas tenue d’émettre des factures électroniques.

Nous vous invitons également à consulter l’article de l’ITAA : « Facturation électronique en Belgique : qui est concerné ? » pour plus de détails sur les entreprises soumises ou non à l’envoi de factures électroniques.

Calendrier de mise en œuvre

La facturation électronique entre en vigueur le 1er janvier 2026 pour l’ensemble des assujettis concernés. Juridiquement, il n’existe pas de période de transition.

Cependant, le SPF Finances a récemment confirmé qu’une période de tolérance sera appliquée dans les faits. Face aux retards constatés dans la préparation des entreprises (environ la moitié des assujettis n’étaient pas encore connectés à Peppol début octobre 2025), l’administration fiscale a en effet annoncé qu’elle n’appliquera pas immédiatement les sanctions.

Cette approche est assez habituelle lors de grands changements législatifs. Le fisc anticipe des problèmes techniques au démarrage et souhaite éviter de pénaliser les entreprises de bonne foi qui rencontrent des difficultés ponctuelles de mise en conformité.

Cette tolérance administrative ne constitue toutefois pas un report de l’obligation légale. Au-delà des sanctions, les conséquences pratiques demeurent. Une facture non conforme sera considérée comme n’ayant pas été émise. Votre client ne pourra pas récupérer la TVA, ce qui compliquera vos relations commerciales bien plus qu’une amende.

La durée exacte de cette période de tolérance n’est pas précisée officiellement. Il ne faut donc pas l’envisager comme un délai supplémentaire, mais plutôt comme un filet de sécurité pour les situations de transition complexes. L’objectif reste de se mettre en conformité pour le 1er janvier 2026.

Un processus de facturation applicable à toutes les tailles d’entreprises

Il n’existe pas non plus de calendrier progressif selon la taille de l’entreprise ou le volume de factures. Grande entreprise ou micro-structure : toutes doivent être prêtes à la même date.

Ainsi, même les entreprises sous le régime de la franchise de la taxe (pour les entreprises dont le chiffre d’affaires annuel ne dépasse pas 25.000 euros) ne sont pas exemptées. Ces petites structures doivent pouvoir envoyer ou recevoir des factures électroniques dès janvier 2026. Même obligation pour les entrepreneurs qui n’émettent que quelques factures par an. Quel que soit le nombre de factures annuelles, le format électronique structuré devient la norme pour toutes les transactions B2B.

La seule exception concerne les assujettis sous régime forfaitaire de TVA. Ces derniers sont exemptés de facturation numérique jusqu’au 1er janvier 2028. Cette date correspond à la suppression définitive de ce régime (fermé aux nouveaux entrants depuis janvier 2022). Ces entreprises disposent donc de deux années supplémentaires avant de basculer vers la facturation électronique.

Pourquoi une facture au format PDF n’est-elle plus valable ?

Une facture au format PDF envoyée par mail ressemble à une facture électronique, mais n’en est pas une au sens légal. La différence fondamentale réside dans la manière dont l’information est organisée et traitée.

Une facture papier ou PDF est un document visuel, conçu pour être lu par un humain. Lorsqu’elle arrive chez votre client, quelqu’un doit l’ouvrir, la lire et l’encoder dans le système comptable. Ce processus reste manuel, même si le document transite par mail. Certes, des technologies de reconnaissance optique de caractères (OCR) permettent d’automatiser partiellement cette saisie, mais le procédé reste imparfait et source d’erreurs.

La facture électronique structurée fonctionne différemment. Les données sont organisées selon un format standardisé que les logiciels comptables comprennent directement. En conséquence, les informations de la facture sont automatiquement reconnues, validées et intégrées dans la comptabilité du destinataire, sans intervention humaine.

Qu’est-ce qu’une vraie facture électronique ?

Pour garantir l’efficacité et la fiabilité des échanges électroniques, l’Europe a développé des standards techniques, parmi lesquels UBL et Peppol.

• UBL, pour Universal Business Language, est un langage universel qui permet de structurer l’information de manière standardisée.
• Peppol, pour Pan-European Public Procurement Online, forme un réseau sécurisé qui garantit l’authentification, le transport et la validation des documents électroniques en Europe.

Lorsque vous créez une facture dans votre système, celui-ci génère automatiquement un fichier UBL contenant toutes les données dans le bon format. Ce fichier est ensuite transmis via le réseau Peppol directement au système comptable de votre client, qui l’intègre sans manipulation manuelle.

En Belgique, les éditeurs de logiciels comptables ont convenu d’intégrer également une version PDF visuelle à l’intérieur du fichier structuré. Vous conservez ainsi la possibilité de consulter vos factures sous leur forme classique, tout en bénéficiant du traitement automatisé.

Ce que cela signifie pour votre quotidien

À partir de janvier 2026, vous ne devez plus envoyer vos factures par email avec un PDF en pièce jointe. Elles devront être transmises directement de votre logiciel de facturation à celui de votre client, via un canal structuré et sécurisé. Cette transmission s’opère automatiquement : vous créez votre facture comme d’habitude, mais l’envoi passe par le réseau Peppol plutôt que par votre messagerie électronique.

Ce changement impose l’utilisation d’un logiciel de facturation compatible avec le réseau Peppol. Si vous travaillez actuellement avec des tableurs Excel ou des modèles Word pour établir vos factures, cette méthode ne sera plus conforme. Vous devrez adopter un outil capable de générer des factures au format structuré et de les transmettre via Peppol.

Les options qui s’offrent à vous

Pour vous conformer à l’obligation de facturation électronique, trois voies principales s’offrent à vous. Le choix dépend de votre situation actuelle et de vos besoins spécifiques.

Passer par votre logiciel comptable ou de facturation

Si vous utilisez déjà un logiciel de comptabilité ou de facturation, vérifiez d’abord sa compatibilité avec Peppol. De nombreux éditeurs ont anticipé cette obligation et intègrent désormais la facturation électronique dans leurs solutions. Contactez votre fournisseur pour connaître le calendrier de mise à jour et les éventuels coûts supplémentaires.

Cette option présente l’avantage de la continuité : vous conservez vos habitudes de travail et votre logiciel actuel. L’inscription au réseau Peppol se fait généralement directement depuis l’interface du logiciel, parfois gratuitement selon les éditeurs. Les factures sont automatiquement converties au bon format lors de leur envoi.

Si votre outil actuel n’est pas ou ne sera pas compatible Peppol, il faudra en changer. Le SPF Finances publie uneliste des solutions logicielles disponibles. Cette liste, non exhaustive, recense des logiciels de toutes tailles disponibles sur le marché : certains permettent uniquement d’envoyer des factures, d’autres gèrent également la réception et certains proposent un traitement complet intégré à la comptabilité.

Utiliser un prestataire spécialisé

Des prestataires proposent des solutions pour la facturation électronique, sans autre service associé. Ces « points d’accès Peppol » permettent d’envoyer et recevoir des factures électroniques de manière indépendante. Vous téléchargez votre facture (souvent un PDF), le système la convertit au format structuré et l’envoie via Peppol.

Cette option convient aux entreprises qui souhaitent garder la main sur leur facturation sans investir dans un logiciel complet de gestion. Les tarifs varient selon les prestataires et les volumes de factures. Certaines solutions proposent des formules d’abonnement, particulièrement adaptées aux indépendants et très petites structures.

Passer par votre fiduciaire

Votre expert-comptable peut prendre en charge votre facturation électronique. Cette solution convient particulièrement si vous lui confiez déjà l’ensemble de votre gestion comptable. Chez HD Consulting, nous avons mis à la disposition de nos clients des plateformes permettant d’émettre et de recevoir des factures via Peppol, puis de les transférer automatiquement dans leur dossier comptable.

Choisir de passer par votre fiduciaire présente plusieurs avantages.

• Une intégration transparente dans votre comptabilité. Vos factures sont automatiquement versées dans votre dossier sans manipulation supplémentaire. Vous gagnez du temps et éliminez les risques d’oubli ou d’erreur de saisie.
• Un impact minimal sur votre organisation. Vous n’avez ni logiciel supplémentaire à maîtriser, ni processus complexe à mettre en place. Votre comptable configure le système, assure la conformité légale et gère les aspects techniques. Vous continuez à travailler comme d’habitude.
• Un interlocuteur unique pour simplifier votre gestion administrative. Plutôt que de jongler entre plusieurs prestataires (logiciel de facturation, comptable, support technique), vous centralisez tout chez un seul partenaire qui connaît déjà votre dossier.

La facturation électronique via Peppol en résumé

• Le 1er janvier 2026, les factures papier ou au format PDF ne seront plus autorisées pour les transactions entre entreprises assujetties à la TVA.
• Aucune période de transition n’est envisagée même si l’autorité fiscale a récemment confirmé qu’une période de tolérance sera appliquée dans les faits.
• Les factures doivent être structurées au format UBL et transmises via le réseau Peppol, conformément aux standards développés par l’Union européenne.
• Trois options s’offrent à vous pour un traitement automatique conforme à la loi sur la facturation (loi du 6 février 2024, publiée au Moniteur belge le 20 février 2024) : passer par votre outil de facturation actuel s’il est compatible, utiliser un prestataire spécialisé ou confier la gestion de bout en bout à votre fiduciaire.