La tenue d’une assemblée générale d’ASBL requiert une organisation stricte

Les missions d’une assemblée générale (AG) d’une ASBL sont multiples.

À quoi faut-il faire attention?

La Belgique compte près de 150.000 ASBL pour lesquelles la fin du printemps est toujours particulière: elles sont en effet très nombreuses à réunir leur assemblée générale en juin qui marque l’échéance des six mois suivant la fin de leur exercice social. Cette année n’a pas échappé pas à la règle en y ajoutant les modalités propres en raison du confinement dû à la crise du covid-19. Il importe donc encore plus aux administrateurs, bénévoles ou non, de (faire) tenir leur AG et d’en assurer le suivi.

Les missions d’une assemblée générale (AG) d’une ASBL sont multiples. Sa première est de fixer les buts désintéressés financièrement que l’association voudra atteindre. Elle donne le ton au conseil d’administration (CA) dont la mission, même s’il est partiellement composé de membres, a la mission bien différente de gérer l’association au jour le jour. Lorsque l’assemblée générale se réunit annuellement sur convocation du conseil, elle prend connaissance de ses actes durant un an, en discute et décide en respectant son ordre du jour. Par métaphore, l’AG fixe le cap et le CA tient la barre.

Que l’ASBL soit petite ou grande, toute AG doit être murement réfléchie et préparée, sans être une pâle copie de celles d’autres associations ou des années antérieures. Le conseil doit préparer l’ordre du jour et les comptes annuels qu’il adresse aux membres au minimum 15 jours avant la tenue de la réunion en vue de leur discussion.

Trois possibilités

La loi de 1921 régissant les ASBL, à présent intégrée dans le Code des Sociétés et Associations (CSA) ne prévoit pas la tenue d’AG à distance ; or le confinement interdisait encore récemment toute réunion. Les ASBL risquaient dès lors de contrevenir d’office à l’une ou l’autre norme si elles se réunissaient tant que les réunions hors silos familiaux restent interdites.

C’est pourquoi le gouvernement a décidé de mesures spécifiques par un arrêté royal du 9 avril dernier, offrant trois possibilités aux associations :

• se tenir physiquement à la date statutaire en respectant les mesures de distanciation sociale et la possibilité de procuration sans trop concentrer les pouvoirs ;
• tenir l’assemblée en ligne en assurant la possibilité de voter par correspondance, d’intervenir et de délibérer, cela pouvant être peu pratique ou problématique pour les membres moins agiles à l’utilisation d’internet ;
• ou encore reporter l’assemblée générale de maximum 10 semaines, fixant dès lors la nouvelle échéance au 8 septembre prochain.

Contrairement aux autres assemblées générales, convoquées à la demande de minimum un cinquième des membres, celle devant approuver les comptes ne doit pas être sollicitée par une fraction minimale d’entre eux, quelle qu’elle soit. Dans la plupart des cas rencontrés, une AG peut délibérer si 50% de ses membres sont présents. A défaut, une seconde AG doit être convoquée, pouvant délibérer sans qu’un quorum de présence ne soit requis.

Dans les deux cas, les statuts peuvent prévoir un pourcentage minimum de votes favorables pour l’acceptation des résolutions inscrites à l’ordre du jour qui inclut en général les points suivants: présentation du rapport d’activités de l’exercice écoulé, approbation des comptes, vote du budget pour l’exercice en cours, décharge aux administrateurs, démissions et nominations d’administrateurs, vérificateurs ou commissaires aux comptes.

Décharge et formalités légales

La décharge est en particulier importante pour les administrateurs, car c’est la confirmation par les membres qu’ils n’engageront pas leur responsabilité, sauf s’ils devaient ultérieurement supporter un dommage résultant d’un fait caché.

L’assemblée générale est toujours suivie de formalités légales : l’envoi des comptes à la Banque nationale de Belgique ou au Tribunal de l’entreprise selon la taille de l’asbl, l’envoi de la déclaration fiscale et les publications des démissions et/ou nominations.

Voici trois conseils aux administrateurs d’ASBL en période d’assemblées générales.

• Le premier est de prendre le temps d’évaluer si les statuts sont encore au goût du jour et répondent aux besoins de l’association: l’assemblée générale annuelle est une occasion de sentir le pouls auprès des membres et de réfléchir à des adaptations utiles ou nécessaires. Des statuts obsolètes tétanisent le fonctionnement de certaines associations.
• Le deuxième est de ne pas négliger l’assemblée générale statutaire au risque d’engager la responsabilité des administrateurs.
• Le troisième est de veiller aux formalités post-AG pour éviter toute amende (fiscale) ou tout blocage de l’ASBL.

Charles Markowicz
Comptable-fiscaliste IPCF
Médiateur agréé

Source : L'Echo