Le procès-verbal de l'assemblée générale ordinaire : document important au niveau du CSA mais aussi utile en matière fiscale

Tant en matière de sociétés que d’associations, le procès-verbal de l’assemblée générale annuelle (AG) est un document important. Car il relate les décisions prises par l’assemblée générale, ainsi qu’idéalement une liste de présence (le liste de présence à l’assemblée générale des sociétés doit pouvoir être communiquées à l’administration fiscale : l’article 315, al.2, 2° CIR92 : « 2° s'étend en ce qui concerne les sociétés, aux registres des actions et obligations nominatives, ainsi qu'aux feuilles de présence aux assemblées générales; », sous-entendu avec le nombre d’actions présentes ou représentées.

Pour l’impôt des sociétés (ISOC) (personnes morales résidentes) (cela concerne les sociétés, mais cela peut concerner aussi certaines associations ou fondations soumises à l’ISOC), le modèle de déclaration 275.1 prévu annuellement par le législateur (modèle 275.1) prévoit l’obligation de joindre entre autres les « Rapports à l'assemblée générale et délibération de celle-ci ». Etant donné que ces documents sont demandés dans la formule de déclaration, ils font, conformément à l'article 307, §3, al. 1^er, CIR 92, partie intégrante de la déclaration et doivent y être joints, faute de quoi la déclaration n'est pas valable.

Par ailleurs le CSA prévoit que le procès-verbal doit être écrit (le législateur ne prévoyant pas la forme de « l’écrit » : forme papier ou sur support électronique ? à défaut, liberté de choix, en veillant aux signatures…manuscrites ou électroniques : un PV non signé est sans valeur juridique !) dans un certain nombre de cas.

Pour toutes les personnes morales (à l’exception de la société simple, la société en nom collectif et la société en commandite pour lesquelles le CSA ne prévoit rien), il va de soi que les assemblées générales « écrites » ou tenues à distance imposent un procès-verbal écrit :

• SRL : AG écrite art. 5:85 CSA ; AG à distance art. 5:89 §1^er, 5ème alinéa CSA : « Le procès-verbal de l'assemblée générale mentionne les éventuels problèmes et incidents techniques qui ont empêché ou perturbé la participation par voie électronique à l'assemblée générale ou au vote.» (texte identique pour toutes les personnes morales avec tenue de l’AG à distance)
• SC : AG écrite art. 6:71 CSA ; AG à distance art.6:75 §1er, 5ème alinéa CSA
• SA : AG écrite art. 7:133 CSA ; AG à distance art.7:137 §1er, 5^ème alinéa CSA
• ASBL : AG écrite art. 9:14/1 CSA ; AG à distance art.9:16/1, §1^er, 5^ème alinéa CSA
• AISBL : AG écrite art. 10:6/1 CSA ; AG à distance art.10:7/1, §1er, 5^ème alinéa CSA

​En dehors de ce qui est dit ci-avant, le CSA ne prévoit l’obligation de rédiger un procès-verbal écrit que pour certaines formes de sociétés :

• la société à responsabilité limitée : art. 5:93 CSA : « Les procès-verbaux des assemblées générales sont signés par les membres du bureau et par les actionnaires qui le demandent; les copies à délivrer aux tiers sont signées par un ou plusieurs membres de l'organe d'administration ayant le pouvoir de représentation. » Et quand il y a un associé unique , art. 5:94 CSA : « Les décisions de l'actionnaire unique, agissant en lieu et place de l'assemblée générale, sont consignées dans un registre tenu au siège de la société. »
• la société coopérative : art. 6:79 CSA : « Les procès-verbaux des assemblées générales sont signés par les membres du bureau et par les actionnaires qui le demandent; les copies à délivrer aux tiers sont signées par un ou plusieurs membres de l'organe d'administration ayant le pouvoir de représentation. »
• la société anonyme : art. 7:141, §1^er et § 2 CSA : « § 1^er. Les procès-verbaux de l'assemblée générale sont signés par les membres du bureau et par les actionnaires qui le demandent; les copies à délivrer aux tiers sont signées par un ou plusieurs membres de l'organe d'administration ayant le pouvoir de représentation.
  
  Les procès-verbaux des assemblées générales d'une société cotée mentionnent, pour chaque décision, le nombre d'actions pour lesquelles des votes ont été valablement exprimés, la proportion du capital représentée par ces actions, le nombre total de votes valablement exprimés, le nombre de votes exprimés pour et contre chaque décision et, le cas échéant, le nombre d'abstentions. La société publie cette information par le biais du site internet de la société dans les quinze jours qui suivent l'assemblée générale.
  
  § 2. Les décisions de l'actionnaire unique agissant en lieu et place de l'assemblée générale conformément à l'article 7:125 sont consignées dans un registre tenu au siège de la société. »

Au-delà du CSA, il faudra bien entendu se référer aux statuts pour voir ce qui est prévu en termes de procès-verbaux quant à la forme, la signature, etc. En matière d’ASBL et d’AISBL, les prescriptions statutaires prévoient dans la plupart des cas des prescriptions strictes et prévoient l’obligation de rédiger un procès-verbal de la réunion, les règles de signatures et souvent que ces procès-verbaux doivent être conservés dans un registre. On notera à cet égard que l’article 3:103 CSA[1] en prévoit la consultation par les membres en l’absence de commissaire.

Au procès-verbal on sera bien inspiré d’y joindre une liste de présence signée ainsi que les procurations et pour confirmer que les quorums, tant légaux que statutaires, de présence et quorum de vote sont respectés. Cela peut être utile en cas de contestation.

Dans les points de délibération de l’assemblée générale ordinaire, en dehors des points traditionnels : rapport de l’organe d’administration, approbation des comptes annuels, affectation du résultat (uniquement pour les sociétés), approbation du budget (uniquement pour les A(I)SBL), décharge de leur mandat aux administrateurs et le cas échéant au commissaire, le cas échéant au vérificateur aux comptes dans les A(I)SBL, il sera utile de reprendre s’il échet les points suivants :

• les conflits d’intérêts ;
• la poursuite des activités en cas d’application de la sonnette d’alarme (SRL art.5:153 CSA ; SC art. 6:119 CSA ; SA art.7:228 CSA) ;
• la décision de la mise en faillite de la société ou de l’association ; la plupart des tribunaux exige cela pour être certain que c’est bien la majorité des actionnaires/associés/membres qui le demande afin d’éviter le recours d’actionnaires/associés/membres qui ne seraient pas au courant).

​Principalement pour les personnes morales soumises à l’ISOC (mai cela peut concerner toutes les personnes morales, même les ASBL soumises à l’impôt des personnes morales (IPM), le rapport de l’assemblée générale peut être aussi un document fiscalement fort intéressant. Dans le cadre des dépenses privées et de la théorie de la rémunération, si les dépenses purement privées ne sont logiquement et en principe pas déductibles pour la société (dépenses non exposées pour obtenir ou conserver un revenu imposable) elles pourraient cependant le devenir selon la «théorie de la rémunération», en principe admise par la Cour de cassation. En effet, si ces frais constituent une rémunération « en nature » pour des services effectivement rendus à la société, c.-à-d. faisant partie de la rémunération accordée à un administrateur ou à un gestionnaire de société (Cass., 13.11.2014 et 14.10.2016), ces frais seront alors des charges fiscalement déductibles pour la société. Cela va sans dire, les fiches fiscales (281.10/281.20) devront bien entendu mentionner ces avantages de toute nature attribués. L’avantage de mentionner ces avantages dans le procès-verbal de l’AG confirmera l’existence et la réalité de ces avantages au titre de rémunération du dirigeant : un point distinct et détaillé (avec le montant des rémunérations et des avantages de toute nature (ATN)) dans le PV de l’AG sera un plus pour leur admission comme frais de la société et confirmera que la société rémunère des prestations réelles, et ne prend pas en charge des dépenses purement privées. Cela surtout important en cas d’attribution d’un ATN nouveau ou significatif (exemple :mise à disposition gratuite d’une habitation).​

1) Art. 3:103 CSA : « Au cas où aucun commissaire n'est nommé, tous les membres peuvent consulter au siège de l'ASBL ou AISBL tous les procès-verbaux et décisions de l'assemblée générale, de l'organe d'administration ou des personnes, occupant ou non une fonction de direction, qui sont investies d'un mandat au sein ou pour le compte de l'association, de même que tous les documents comptables de l'association. A cette fin, ils adressent une demande écrite au conseil d'administration avec lequel ils conviendront d'une date et heure de consultation des documents et pièces. Ceux-ci ne pourront être déplacés. Les copies à délivrer aux tiers sont signées par un ou plusieurs membres de l'organe d'administration ayant le pouvoir de représentation. »​

Source : IRE, 2 juin 2022