Ce que vous devez savoir sur le nouveau formulaire de déclaration du télétravail !

Comme explicité plus en détail dans cet article, le gouvernement a renforcé le contrôle du télétravail obligatoire.

Dans ce cadre, une déclaration est prévue en ligne sur le site de l'ONSS. Tous les détails pratiques !

>>> La déclaration relative au mois d'avril 2021 devra être introduite au plus tard le mardi 6 avril prochain.

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Les obligations imposées par l'AM du 28 octobre 2020

Le télétravail à domicile est obligatoire pour toutes les entreprises, associations et services pour tous les membres du personnel, à moins que ce ne soit impossible en raison de la nature de la fonction, de la continuité de la gestion de l'entreprise, des activités ou des services.

Si le télétravail à domicile ne peut pas être appliqué, les entreprises, associations et services prennent les mesures nécessaires pour garantir le respect maximal des règles de distanciation sociale, en particulier le maintien d'une distance de 1,5 mètre entre chaque personne et le port obligatoire du masque. Ils ont l'obligation de fournir aux membres du personnel qui ne peuvent pas faire du télétravail à domicile une attestation ou toute autre preuve confirmant la nécessité de leur présence sur le lieu de travail.

Les services d'inspection sociale sont compétents pour le contrôle du respect des obligations en matière de télétravail à domicile. Le non respect de ces obligations peut être sanctionnée d'une amende pénale ou d'une amende pécuniaire administrative.

Déclaration mensuelle relative au télétravail

Le gouvernement a également décidé que le contrôle du respect du télétravail doit être renforcé. C'est pourquoi tous les employeurs doivent, à partir du mois d'avril, communiquer pour chaque mois à l'ONSS un certain nombre limité de données.

• Le nombre de personnes occupées auprès de l'entreprise. Lorsque l'entreprise dispose de plusieurs unités d'établissement, cela doit se faire par unité d'établissement.
• Le nombre de personnes occupées auprès de l'entreprise qui exercent une fonction qui est incompatible avec le télétravail. Lorsque l'entreprise dispose de plusieurs unités d'établissement, cela doit se faire par unité d'établissement.

Les services d'inspection sociale utiliseront ces données comme point de référence lorsqu'ils contrôlent le respect du télétravail. Celui qui exerce une fonction susceptible de télétravail, mais qui se trouve quand même dans l'entreprise, devra être capable de justifier sa présence.

Qui fait la déclaration?

L'obligation vaut pour tous les employeurs, sauf les entreprises qui sont par obligation complètement fermées.

Celui qui veut effectuer la déclaration doit s'identifier au moyen de son e-ID, Itsme ou les autres possibilités techniques qui sont offertes par le système d'accès CSAM.

l y a dans ce cas plusieurs possibilités selon qu'il s'agit d'une entreprise connue dans le CSAM (par des personnes qui ont des droits d'accès) ou d'une entreprise inconnue dans le CSAM ou des personnes qui n'ont pas des droits d'accès.

• L'entreprise est déjà connue dans le système CSAM et la personne qui veut introduire une déclaration au nom de l'entreprise dispose déjà des droits d'accès qui sont fournis par l'entreprise. Dans ce cas, la personne peut se connecter comme représentant de l'entreprise.
• L'entreprise est déjà connue dans le système CSAM mais la personne qui veut introduire une déclaration au nom de l'entreprise ne dispose pas de droits d'accès qui sont fournis par l'entreprise. Dans ce cas, le Gestionnaire d’Accès Principal de l'entreprise peut lui accorder ces droits via le service en ligne Gestion des accès. Une fois que cela est fait, la personne peut se connecter comme le représentant de l'entreprise.
• L'entreprise n'est pas encore connue dans le système CSAM et la personne qui veut introduire une déclaration au nom de l'entreprise ne dispose pas de droits d'accès qui sont fournis par l'entreprise.
  Dans ce cas, il est admis que la personne se connecte comme citoyen avec son e-ID, Itsme ou les autres systèmes autorisés. Lorsque la personne se connecte comme citoyen, elle doit indiquer dans la déclaration qu'elle intervient comme le représentant de l'entreprise. L'entreprise reçoit toujours une confirmation de la déclaration.
• Votre entreprise a-t-elle plusieurs unités d'établissement? Dans ce cas, la déclaration se fait toujours par unité d'établissement. Il n'est pas nécessaire qu'une personne effectue en une fois toutes les déclarations pour toute l'entreprise. Cette tâche peut également être confiée à un ou plusieurs responsables locaux.
• Les entreprises avec plus de 20 unités d'établissement peuvent introduire les données demandées relatives à toutes les unités d'établissement via l'application au moyen d'un fichier excel structuré.

Quand la déclaration doit-elle être effectuée?

Cette déclaration porte sur le nombre de salariés au premier jour ouvrable du mois et doit être effectuée au plus tard le sixième jour civil du mois.

• La situation au premier jour de travail du mois d'avril 2021 doit être déclarée au plus tard le mardi 6 avril 2021
• La situation au premier jour de travail du mois de mai 2021 doit être déclarée au plus tard le jeudi 6 mai 2021
• La situation au premier jour de travail du mois de juin 2021 doit être déclarée au plus tard le dimanche 6 juin 2021

Comment devez-vous remplir la déclaration?

> Indiquez si votre entreprise dispose d'une ou plusieurs unités d'établissement. En cas de plusieurs unités d'établissement, identifiez l'unité d'établissement au moyen du numéro d'unité d'établissement.

• Par unité d'établissement on entend: un lieu (connu à l’aide d’une adresse) où s'exerce l'activité principale ou une activité auxiliaire de l'entreprise (par exemple, siège d'exploitation, département, atelier, usine, entrepôt, bureau, magasin...). Vous pouvez rechercher les unités d’établissement de votre entreprise sur la page « Public Search » de la Banque-Carrefour des Entreprises.
• Chaque unité d’établissement est connue à la Banque-Carrefour des Entreprises grâce à son propre numéro d’identification, le numéro d'unité d'établissement. Ce numéro est différent du numéro BCE de votre entreprise. Vous pouvez rechercher le numéro d’unité d’établissement sur la page « Public Search » de la Banque-Carrefour des Entreprises.
• Les entreprises avec plus de 20 unités d'établissement peuvent introduire les données demandées relatives à toutes les unités d'établissement via l'application au moyen d'un fichier excel structuré.

> Complétez le nombre de personnes occupées auprès de votre entreprise.

• Il s'agit d'une photo de votre entreprise au premier jour de travail du mois (1er avril, 3 mai et 1er juin). Si l'entreprise dispose de plusieurs unités d'établissement, le nombre de personnes occupées auprès de l'unité d'établissement doit être indiqué.
• Vous indiquez le nombre total de travailleurs que l'entreprise a en service (= liés par un contrat de travail, contrat d'apprentissage, statut...). Pour les flexi-travailleurs on se réfère aux contrats-cadres en cours. Les malades de longue durée et les personnes en crédit-temps sont aussi pris en considération, ainsi que les collaborateurs avec une fonction ambulante (par exemple coursiers, inspecteurs, ...).
• Si votre entreprise recourt de manière structurelle à du personnel intérimaire ou travaille d'une façon structurelle avec du personnel d'un autre employeur dans votre unité d'établissement (par exemple sous-traitants, détachés, personnel de garde,...), alors vous ajoutez au total le nombre de ceux qui sont actifs chez vous aux dates indiquées.
• Cela vaut également si dans votre entreprise des personnes sont occupées de manière structurelle sur une base indépendante (consultants, associés, ...). Il ne s'agit donc pas de présences ponctuelles, comme pour les réparations, le nettoyage, l'entretien,... .
• Les bureaux d'intérim doivent uniquement déclarer leur propre personnel, non les intérimaires qui en principe travaillent ailleurs. Ceux-ci sont comptés chez l'utilisateur. Cela vaut aussi pour les entreprises qui mettent du personnel à disposition ou font prester de manière structurelle du personnel dans une autre entreprise.

> Complétez le nombre de personnes occupées auprès de votre entreprise qui exercent une fonction incompatible avec le télétravail.

• Par fonction incompatible avec le télétravail on entend toutes les fonctions, qui par leur nature, ne peuvent être exercées que sur place, par exemple ouvriers, personnel technique, personnel d’accueil, personnel de cuisine, personnel de nettoyage, collaborateurs administratifs qui ne peuvent pas exercer leurs tâches depuis leur domicile, les fonctions ambulantes comme inspecteurs, coursiers, soins à domicile, ...
• Il s'agit d'une photo du nombre de personnes occupées auprès de votre entreprise au premier jour de travail du mois. Si l'entreprise dispose de plusieurs unités d'établissement, le nombre de personnes occupées auprès de l'unité d'établissement doit être indiqué. Les personnes qui exceptionnellement doivent être présentes parce qu'elles doivent par exemple récupérer du matériel, imprimer certains documents ou participer à un entretien d'évaluation, peuvent en fournir une justification et ne doivent pas être reprises dans le nombre des fonctions incompatibles avec le télétravail. Cela vaut aussi pour les membres de la direction et les personnes qui appartiennent au management en ligne (par exemple les chefs d'ateliers, chefs d'équipes,...).
• Si votre entreprise recourt de manière structurelle à du personnel intérimaire ou travaille d'une façon structurelle avec du personnel d'un autre employeur dans votre unité d'établissement (par exemple sous-traitants, détachés, personnel de garde,...), alors vous ajoutez au total le nombre de ceux qui sont actifs chez vous aux dates indiquées.
• Cela vaut aussi pour les personnes qui sont présentes de manière structurelle sur une base indépendante.
• Aussi bien pour l'indication du nombre total de personnes occupées que pour le nombre de fonctions incompatibles avec le télétravail, une modification / rectification peut encore avoir lieu en établissant de nouveau une déclaration avec le nombre total des personnes occupées auprès de l'entreprise/établissement au premier jour de travail du mois et le nombre de fonctions incompatibles avec le télétravail. La déclaration envoyée en dernier lieu remplace les déclarations précédentes.

> Indiquez vos coordonnées auxquelles l’administration peut vous contacter pour de plus amples informations.

> Vérifiez l’aperçu de votre déclaration, puis soumettez-la.

Après avoir soumis votre déclaration, vous recevrez un accusé de réception, envoyé à l’adresse e-mail indiquée, ainsi qu’à l'e-Box de l’entreprise.

Vous n’avez pas encore accès à e-Box ?

> Votre entreprise est enregistrée dans CSAM ? Dans ce cas, vous disposez déjà d’une e-Box et pouvez l’utiliser.

> Votre entreprise n'est pas enregistrée dans CSAM ? Vous devez d'abord vous enregistrer. Pour ce faire, vous devez désigner un Gestionnaire d'accès principal dans la Gestion des gestionnaires d'accès. Après l'enregistrement, votre entreprise recevra automatiquement une e-Box.

Le Guide des étapes de CSAM vous permet de consulter une description de la procédure d'enregistrement.

Données personnelles

Vous trouverez toutes les informations utiles dans le document de l'ONSS produit en annexe.

Source(s) : ONSS et Arrêté ministériel du 26 mars 2021 modifiant l’arrêté ministériel du 28 octobre 2020 portant des mesures d’urgence pour limiter la propagation du coronavirus COVID-19. M.B. 26 mars 2021, p. 29296.